HovedMEDudvalg

Velkomst til chefsygeplejerske Sira Skibsholt og derefter præsentationsrunde.

Deltagere i mødet:

Hospitalsdirektør Lisbeth Holsteen Jessen (formand) – LHJ

Lægefaglig direktør Nils Falk Bjerregaard – NFB

Sygeplejefaglig direktør Mette Ringtved – MR

Chefradiograf Louise Duedahl – LD

Chefterapeut Rikke Møller Jensen – RMJ

Oversygeplejerske Caroline Riis Mågård – CRM

Social- og sundhedsassistent Liselotte Svane Pedersen (næstformand) – LSP

Sygeplejerske Jannie Covarrubias – JC

Sygeplejerske Randi Hvarregaard Pedersen – RHP

Radiograf Henrik Michael Jørgensen – HMJ

Bioanalytiker Annet Holdesen Vind – AHV

Ergoterapeut Anne-Marie Sigh – AMS

Lægesekretær Frederikke Dannemann Lydiksen – FDL

Bioanalytiker Susanne Flensborg Jørgensen – SFJ

Chefsygeplejerske Sira Skibsholt - SS

Overlæge Lise Svenningsen - LS

Servicemedarbejder Jeanette Johannessen Larsen - JJL

Arbejdsmiljøkonsulent Anja Frøkjær (referent) - AF

Afbud:

HR-chef Lene Krag

Læge Sofie Holm-Christensen

HR-konsulent Marie Kjær Sørensen (sekretær)

Referatet godkendes uden bemærkninger.

Referater fra LMU-møderne kan ses via nedenstående link:

./.


http://horsens.intranet.rm.dk/om-hospitalet/referater-overordnet/lmu-linkoversigt/

Vær opmærksom på, at linket ikke virker direkte fra referatet, men at adressen skal kopieres ind i søgelinjen på internettet for at komme til LMU-referaterne.

Ingen bemærkninger.

Formand Lisbeth Holsteen Jessen orienterer.

Nyt fra RMU

LHJ orienterer om, at der er RMU møde den 26. april med punkter om økonomi med fokus på næste års budgetforhandlinger. Der kommer en uddybende orientering på næste HMU-møde, når RMU-mødet har været afholdt.

Nyt fra koncernledelsen

NFB orienterer om, at direktionen har fokus på udrednings- og behandlingsretten, UBR.

Formand Lisbeth Holsteen Jessen orienterer om hospitalets økonomi og aktivitet.

Økonomi

Hospitalet havde et mindreforbrug i 2023, hvilket blandt andet skyldes, at flere planlagte tiltag og udgifter af forskellige årsager blev skubbet til 2024. Det var forventningen, at hospitalet kunne anvende midlerne fra 2023 til at finansiere tiltagene i 2024. Hospitalet kan imidlertid først få hovedparten af midlerne i 2025 og 2026, hvilket presser økonomien i 2024.

Aktivitet

Direktionen havde fokus på, at hospitalerne skulle overholde budgettet i 2023. I 2024 skal hospitalerne både overholde budget og udrednings- og behandlingsretten, UBR. Det sidste mål handler også om at reducere andelen af patienter, som behandles på private hospitaler.
Hospitalet skal selv betale, når patienterne får foretaget røntgenundersøgelser, kirurgi og ortopædkirurgi på privathospitalerne. Det er derfor godt for hospitalets økonomi, hvis aktiviteten kan øges. Det er også medvirkende til, at medarbejderne finder det attraktivt at arbejde her og ikke søger til privathospitalerne. Den øgede aktivitet vil kræve koordinering på tværs af funktioner i afdelingerne, så man dermed kan leve op til UBR.

LS spørger, om der kan være et potentiale i at bruge digitale løsninger til at finde de patienter, som ikke skal opereres? De kan tilbydes en anden behandling, som ikke involverer UBR? NFB svarer, at det er en god pointe, og der arbejdes med mulighederne, fx fysioterapi i stedet for operation osv. Der er også en dialog med de praktiserende læger om henvisning af patienterne. AMS bemærker, at det kan også kan være en fordel for patienterne, at deres forløb samles et sted.

Aktivitet/kapacitet

• Kirurgi har nu åbnet deres sidste senge og tilbagemeldingen er, at det er lykkes godt med genåbningen med patienter på 2 etager.
• Der har gennem længere tid været reduceret kapacitet på OP og DKC pga. mangel på personale. Det forventes, at der vil være fuld kapacitet fra 1. september og frem.
• Intensivafsnittet er også tilbage på fuld kapacitet pr. 1. september med 7 senge.

Hospitalsledelsen og næstformand Liselotte Svane Pedersen orienterer, som oplæg til drøftelse, om den nuværende situation i huset, herunder eventuelle opmærksomheder og tiltag, der er gjort siden sidst.

Logning af medarbejderopslag i sundhedsjournalen
FDL fortæller, at der er ro, men travlt på Hjertemedicinsk område. Borgerne har nu adgang til at se navne på medarbejdere, som har foretaget et opslag i deres sundhedsjournal. Medarbejdernavne bliver automatisk logget i journalerne. Der har desværre været en patient, som har været truende over for personalet pga. et opslag. Afdelingen har været i kontakt med Sundheds-IT om handlemuligheder og få klarhed over, hvad patienterne kan se i deres journaler.
LHJ bemærker, at det er godt, at afdelingen har involveret Sundheds-IT i opfølgningen på denne problematik. Det vil samtidigt være en god idé at formulere en beroligende sætning, som medarbejderne kan sige, når patienter vender tilbage og er udadreagerende. Patientkontoret kan her også hjælpe hospitalerne med forklaring af procedurerne. MR fortæller, at der er sat et arbejde i gang om dette.

Hjertemedicinsk område
RHP fortæller, at der har været en rigtig god opfølgning på bekymringshenvendelsen fra Hjertemedicin på sidste HMU møde. NFB har været involveret, og der er sat konkrete tiltag i værk, blandt andet om at kortlægge hvilke ressourcer, der skal være til stede. Det kan være en krævende proces, hvilket det sidste møde også bar præg af. Der er enighed om, at det er vigtigt med en konstruktiv tone på møderne.

Kor for personalet
Der er nu blevet etableret et kor for personalet og tidligere medarbejdere, som starter op allerede i næste uge, den 2. maj. HMU-medlemmer opfordres til at gøre hurtig reklame for koret hjemme i afdelingerne. Det foregår i Den Blå Sal som opstart og med en professionel korleder fra Musikskolen.

Blodprøvetagningen og ny analysehal med indvielse 6. maj
Blodprøvetagningen er åbnet op i fine nye lokaler i den tidligere Medicinsk klinik ved hovedindgangen. Om en uge åbner den nye analysehal og med prøver i rørpost. Der er indvielse den 6. maj, og her er HMU inviteret. Regionsrådet holder temamøde på hospitalet samme dag og vil i den forbindelse høre om transformationsdagsordenen.

Åbent hospital den 1. juni
Der er åbent hospital den 1. juni kl. 10-14 for både for borgere i Horsens-klyngen, for medarbejdere og deres familier. Der bliver rundvisning og aktiviteter i forhallen. Der kommer flyers og plakater, og husk at gøre reklame for dagen rundt om i afdelingerne.

Regionsrådet har i forbindelse med Budget 2024 ønsket at få fremsat forslag til samling af regionens bygherreorganisation. Vedlagte bilag/oplæg til samling af bygherreorganisation er således regionsadministrationens forslag til, hvordan den politiske bestilling kan gennemføres på en værdiskabende måde, der imødekommer de opstillede formål. Udvalget for bæredygtighed, teknologi og anlæg er ressortudvalg og har bidraget med politisk retning og afklaring i processen.

Direktionen ønsker nu at gennemføre en MED-høring for at få kvalificerende input og supplerende perspektiver forud for en politisk behandling af den foreslåede model for en samling.

Regionsrådet har med Budget 2024 godkendt, at der skal fremsættes forslag om samling af regionens bygherrefunktion, men har endnu ikke været præsenteret for vedlagte model. Der er fortsat emner til afklaring og kvalificering, som MED-processen kan bidrage konstruktivt til. Dette betyder også, at der på nuværende tidspunkt IKKE er endelig afklaring om, præcis hvilke medarbejdere som vil blive berørt af omorganiseringen.

Betydning for berørte medarbejdere

Alle medarbejdere bevarer som udgangspunkt nuværende ansættelses- og lønvilkår, herunder nuværende faste arbejdssted. Formålet er faglig konsolidering og styrkelse ved at samle fagområdet og specialisterne under en samlet ledelse med et tværgående, regionalt perspektiv på opgaver, faglighed, rekruttering og fastholdelse. Der er ikke tale om en besparelse og der er ikke forudsat reduktion i medarbejderstaben som følge af omorganiseringen.

Det er ikke endeligt definereret, hvilke konkrete medarbejdere der påtænkes overført til den fælles bygherreorganisation. De decentrale byggeorganisationer er i dag organiseret på forskellig vis ligesom mængden og typer af opgaver varierer. Der er derfor behov for en dialogproces med de områdeansvarlige på de enkelte hospitaler/enheder, for at klarlægge hvilke medarbejdere, der overvejende er beskæftiget med de omfattede anlægsprojekter.

HMU høringssvar

HMU's høringssvar skal fremsendes til Koncern Økonomi 24. april. Der udarbejdes derfor på forhånd et udkast til høringssvar fra HMU, som eftersendes til HMU medlemmer forud for mødet. Søren Schousboe Laursen deltager under punktet med henblik på revision af udkastet i henhold til HMU's eventuelle bemærkninger.

Medarbejderne i hospitalets byggeorganisation er orienteret om indholdet i forslaget forud for udsendelse af HMU dagsorden.

Forslaget om samling af regionens byggeorganisationer skal i høring, fordi det handler om en organisation på tværs af regionen.

Det er Regionsrådet, som har bedt Direktionen om et forslag til, hvordan man kan samle de lokale byggeorganisationer. Baggrunden for deres ønske er blandt andet, at der har været udfordringer med flere byggerier i regionen. Der er ønske om tilstrækkelig bemanding af en tværgående funktion og læring på tværs, og den vil blive finansieret af anlægsmidler. Det skyldes ikke sparehensyn, da en centralisering ikke vil blive billigere end den eksisterende organisering.

Der lægges op til en tværgående bygherreorganisation under Direktionen. Hospitalsledelserne vil fortsat have ansvaret for byggerierne, mens projektledere og projektmedarbejdere vil være ansat i den centrale byggeorganisation i regionen. Det tekniske personale vil fortsat være ansat på hospitalerne.

RH Horsens har meget velfungerende processer, byggerier og ombygninger. Hospitalsledelsen har fortsat et tæt samarbejde med lokale projektledere og medarbejdere. Hospitalets lokale projektmedarbejdere har haft mulighed for at komme med bemærkninger til forslaget. Søren Schousboe Laursen er i den sammenhæng også inviteret til at deltage under dette punkt af hensyn til revision af udkastet til HMU’s høringssvar til forslaget.

Det centrale i hospitalets høringssvar er, at hospitalet har ansvaret for tid, økonomi og kvalitet, mens de udførende er ansat centralt. Der er erfaringer med god synergi mellem den lokale byggeorganisation og hospitalets tekniske afdeling. Det er en forventning, at dette vil fortsætte, men der kan være en risiko for, at noget af synergieffekten forsvinder, hvis byggefolkene skal skifte arbejdsplads afhængigt af projekterne. Den nuværende lokale byggeorganisation har lokalt kendskab og godt samarbejde med afdelingerne.

Endelig skal medarbejderne evt. arbejde på flere forskellige matrikler. De skal varsles om ændringerne, og der kan være både fordele og ulemper for dem, når de skal arbejde forskellige steder. Det kan være usikkert på forhånd at afgøre, om det fortsat vil være attraktivt at arbejde i regionen.

AMS og LD bemærker, at det er vigtigt, at der er lokalt kendskab hos byggeorganisationen. Det har også stor betydning for et hospital i drift, som ombygges løbende, at der er lokal viden og kendskab til afdelingerne. LSP bemærker, at en dyrere løsning ikke er et godt signal at sende på bagkant af de gennemførte besparelser.

Høringssvaret justeres med bemærkningerne og sendes herefter til Direktionen.

• MED-høring om samling af bygherreorganisation april 2024
• Oplæg til samling af bygherreorganisation
• Udkast HMU høringssvar_240419
• HMU høringssvar_240424 - endeligt svar

HMU fik en orientering om Arbejdstilsynets tilbagemeldinger på deres besøg i Akutafdelingen og Hospitalskøkkenet på det sidste HMU møde den 22. februar. På det tidspunkt var der endnu ikke en tilbagemelding fra besøget i Serviceafsnittet og besøget i Blodprøver og Biokemi var endnu ikke gennemført. Nedenstående orientering er derfor tilbagemelding fra Arbejdstilsynets besøg i de 2 områder samt Arbejdstilsynets overordnede tilbagemelding til hospitalet.

Påbud på Akutafdelingen

Akutafdelingen har nu fået det varslede påbud fra Arbejdstilsynet om at forebygge risiko for vold i arbejdet, herunder opmærksomhed på registreringer af VTC-hændelser. Der er frist for at imødekomme påbuddet senest den 1. september.

Tilbagemelding på besøg i serviceafsnittet

Arbejdstilsynet var på tilsynsbesøg i serviceafsnittet den 5. og 8. februar. Arbejdstilsynet var på en runde sammen med arbejdsmiljørepræsentanter fra afsnittet og havde desuden samtaler med medarbejdere og ledere med fokus på det psykiske arbejdsmiljø.

Arbejdstilsynet gav ikke påbud i forbindelse med besøget, men gav i stedet en mundtlig vejledning på området inden for bekendtgørelsen om psykisk arbejdsmiljø uklare og modstridende krav i arbejdet.

Arbejdstilsynet var opmærksom på, at afdelingen gennemgår en forandringsproces, som også handler om at etablere en ny kultur og måde at være leder på. De bemærkede, at det kan give udfordringer for medarbejdere og mellemledere, når der er forandringer og omstruktureringer. Arbejdstilsynet fortalte, at de på deres besøg kan se på, at det fungerer godt, når mellemlederen er tæt på sine medarbejdere, som det er tilfældet i forsyningsenheden.

Arbejdstilsynet bemærkede, at ledere kan have en utilstrækkelighedsfølelse, og derfor er klare målsætninger for opgaver, serviceniveau og krav vigtige. De nævnte også kompetenceudvikling i form af kurser, støtte i form af supervision samt psykologisk tryghed og henviste til deres kommende side og hotline for ledere.
Servicechef Kirsten Rytter fortalte, at afdelingen fortsat vil arbejde videre med problematikkerne, specielt nu hvor der bliver ansat to nye serviceledere. Afdelingen er nødt til at sætte ind med forandringer og ændringer i gruppen for at kunne lykkes med at komme videre med de opgaver, som afdelingen skal løse.

Særligt vedrørende de fysiske forhold
Serviceafsnittet arbejder på, at de nuværende saftmaskiner udskiftes til en model, hvor man kan undgå tunge løft, vrid i kroppen m.m. Arbejdstilsynet gav ikke påbud på håndtering af saft til maskinerne, da afdelingen arbejder på en løsning.

Tilbagemelding på besøg i Blodprøver og Biokemi

Arbejdstilsynet var på tilsynsbesøg i Blodprøver og Biokemi den 18. marts.

Arbejdstilsynet gav ikke påbud i forbindelse med besøget, men gav i stedet en mundtlig vejledning om at registrere hændelser med vold, trusler og chikane. De vil desuden sende materiale om arbejde med høje følelsesmæssige krav i relation til hændelserne og til arbejdet i øvrigt.

Arbejdstilsynet bemærkede, at arbejdsmiljøgruppen har iværksat en masse gode initiativer for medarbejderne inden for en lang række områder. De bemærkede, at ledelse og arbejdsmiljøgruppe følger op på medarbejdernes registreringer af vold, trusler og chikane og i øvrigt har fokus på at forebygge og formidle viden på personalemøder. Der er imidlertid et mørketal for registreringer, da medarbejdere på tilsynsbesøget blandt andet tilkendegav, at der forekommer hændelser, som de ikke registrerer. Der var ikke tilstrækkeligt med tilkendegivelser af manglende registreringer til, at det udløste et påbud. Arbejdstilsynets anbefaling er imidlertid, at arbejdsmiljøgruppen følger på, hvordan man får kollegaerne til at engagere sig i arbejdsmiljøet, herunder registrere hændelser med vold, trusler og chikane.

Arbejdstilsynet vil sende en besøgsrapport, herunder henvisninger til materiale om arbejde med høje følelsesmæssige krav.

Overordnet tilbagemelding fra Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynet afrundede deres besøg på hospitalet med en overordnet tilbagemelding til hospitalsledelsen. Arbejdstilsynet oplever, at hospitalet og afdelingerne arbejder med de områder, som Arbejdstilsynet har haft fokus på i forbindelse med deres tilsynsbesøg. Arbejdstilsynet har givet påbud og vejledninger på områder, som man kan blive endnu bedre til at arbejde med. Det handler om registrering af hændelser med vold, trusler og chikane og arbejdet med de høje følelsesmæssige krav, der opstår, når man arbejder med mennesker. De har desuden haft fokus på engagement fra medarbejdere og særligt på arbejdsmiljøet for mellemledere. De henviser til materiale for ledere på deres hjemmeside og til den hotline for ledere, som starter op pr. 8. april.

AF orienterede kort om Arbejdstilsynets tilsynsbesøg i de udvalgte afdelinger. Tilsynsbesøget resulterede i et enkelt påbud på Akutafdelingen om at forebygge risiko for vold i arbejdet, herunder opmærksomhed på at registrere hændelser med vold, trusler og chikane med henblik på læring og forebyggelse. Der er frist på påbuddet den 1. september. Det er muligt, at afdelingen vil søge om at forlængelse pga. sommerferieafvikling fra medio juni til primo september. LSP bemærker, at personalet ikke oplever, at det er blevet tilstrækkeligt kommunikeret til dem, at Arbejdstilsynets reaktion handlede om at forebygge risiko for vold, trusler og chikane.

På det afrundende møde for tilsynsbesøget roste Arbejdstilsynet samarbejdet i afdelingerne. De oplever, at hospitalet har en rigtig god arbejdsmiljøorganisation og et godt samarbejde om arbejdsmiljøet.

I henhold til den regionale politik "Roller og ansvar i forbindelse med sygefravær" skal hvert MED-udvalg årligt drøfte "status vedrørende sygefraværsstatistik". Dette punkt danner grundlag for drøftelsen i HMU i 2024.

Formålet med punktet er

• at gøre status på fraværet, baseret på data fra perioden marts 2023-2024 sammenholdt med perioden marts 2022-2023
• at drøfte relevante tiltag, koblet til de udfordringer, der opleves på hospitalsniveau

På HMU mødet den 28. august 2023 besluttede HMU derudover, at der i den årlige sygefraværsdrøftelse bl.a. skulle være fokus på

• data fra tidligere år
• håndtering af sygefravær på tværs af hospitalet
• efaringer fra andre hospitaler
• afdelinger og faggrupper
• hvor er det, vi lykkes?

Siden drøftelsen i august 2023 har der i hele regionen været fokus på udmøntningen af budget 2024. Det har naturligt betydet, at der ikke har været de samme ressourcer til at indhente erfaringer, ligesom timingen ikke har været den rette. HR har derfor ikke indhentet erfaringer fra andre hospitaler eller egne afdelinger, men foreslår nedenfor at det evt. kan integreres i en revidering af sygefraværspolitikken.

Datagrundlag

Bilaget indeholder en oversigt over fravær, opgjort i "samlet", "kort" og "lang" for somatikken, RH Horsens afdelingerne og udvalgte personalekategorier. Derudover er der en oversigt over samlet fravær fordelt på alder.

Sammenligning med de øvrige somatiske hospitaler

Hospitalerne er forskellige i størrelse og opgavesammensætning. AUH er et universitetshospital og adskiller sig derfor på nogle områder i forhold til opgaver og dermed også i sammensætningen af medarbejdere. RH Horsens og RH Randers er umiddelbart sammenlignelige, men det er også relevant at sammenligne med de 2 øvrige somatiske hospitaler RH Gødstrup og HE Midt.

Som det ses af side 2 i bilaget ligger RH Horsens generelt højere på fravær end de øvrige hospitaler - en tendens der især er startet ca. december 2022. Det er fortsat sådan, at hospitalerne følger samme udvikling (stigning og fald over månederne), men RH Horsens ligger generelt højere.

Når man ser på graferne på side 3 og 4 bliver det tydeligt, at det at RH Horsens ligger højere, især i korttidsfraværet. RH Horsens har i næsten hele perioden fra marts 2022 frem til februar 2024 det højeste korttidsfravær i sammenligning med de øvrige. Både RH Randers og HE Midt har et lavere korttidsfravær end RH Horsens i perioden 2022-2023. Den største forskel er i perioden april-september 2023, hvor RH Horsens kurve ligger væsentligt over de øvrige. Både korttidsfravær og langtidsfravær falder i RH Gødstrup i løbet af 1. kvartal 2023 og frem. RH Gødstrup og HE Midt ligger fra den periode og frem til nu med det laveste korttidsfravær.

For langtidsfraværet er det anderledes. Her ligger RH Horsens i højere grad "midt i feltet". Her kunne man være nysgerrig på, om RH Gødstrup har sat særlige indsatser i gang, da hospitalet fra sommeren 2023 og til dato formår at fastholde et lavt langtidsfravær på niveau med AUHs.

Fravær - RH Horsens, herunder afdelinger

Når man ser isoleret på fraværet på RH Horsens (side 5), så er der ikke den store forskel fra 2022/2023 til 2023/2024. Mest markant ses en stigning fra oktober 2023 til januar 2024. Denne stigning kommer både fra korttids- og langtidsfraværet, som dog begge ser ud til at falde igen efter januar.

På afdelingsniveau er der en stor spredning i fraværet - både kort og langt fravær. Mindre afdelinger vil alt andet lige have større udsving i sygefraværet. En del af fraværet kan også skyldes forskellige arbejdsopgaver. Der er afdelinger, som kan finde fx administrative opgaver, som medarbejdere kan udføre, hvilket også nedbringer fraværet.

For de fleste afdelinger ses en stigning i 4. kvartal 2023, som måske kan henføres til de epidemier, der var i slutningen af 2023, hvilket bekræftes af oversigten for det korte fravær (side 8).

De fleste afdelingers korttidsfravær falder fra foregående periode til denne periode. Det skyldes formentligt, at fraværet 13-24 måneder tilbage har været præget af covid, særligt i januar og februar 2022 er fraværet højt på alle hospitalerne.

De nyeste tal for korttidsfraværet viser først og fremmest viser, at de fleste afdelinger har et forholdsvist højt korttidsfravær. Hospitalets samlede relativt høje korttidsfravær skyldes derfor en generel tendens i afdelingerne, og ikke at få afdelinger har et meget højt korttidsfravær.

Fravær - personalegrupper

Af side 10 kan ses, at Serviceteknisk personale generelt ligger højere end andre faggrupper, og på langtidsfravær ses en stor stigning omkring årsskiftet 2023/2024. Plejepersonale ligger forholdsvist stabilt mellem ca. 2-3,1 % mens læger, administrativt personale samt øvrig sundhedspersonale (bioanalytikere, ergo- og fysioterapeuter, lægesekretærer og jordemoder) har lidt større udsving.

På korttidsfraværet følger alle faggrupper udsvingene henover årene. Plejepersonalet, Serviceteknisk personale og øvrigt sundhedspersonale har forholdsvis mange korttidssygedage, og samtidigt udgør de til sammen næsten 80 pct. af medarbejderne. De resterende 2 faggrupper lægepersonale og administrativt personale har færre korttidssygedage.

Fravær - alder

Hvis man ser på fraværet i relation til alder så er der ikke de store forskelle på tværs af aldersgrupperne, dog er fraværet højere hos de 55-60+ end de 20-29 årige. Der ses samtidig en stigning i fraværet fra forrige 12 måneder for især 25-29 årige og de 55-59 årige, mens de 35-39 og 60+ har haft et fald i fraværet.

Revidering af sygefraværspolitikken

Som det fremgår af ovennævnte er det ikke muligt at pege på en bestemt årsag til, at RH Horsens fravær generelt er højere end andre hospitaler. Der ses dog en tendens i retning af, at vi generelt har et højt korttidsfravær.

Generelt vil korttidsfravær ofte skyldes forkølelsesvirus, influenza, covid eller lignende. Det korte fravær kan dog også skyldes begyndende mistrivsel på grund af det psykiske arbejdsmiljø. Det korte fravær giver samtidig en del forstyrrelser af driften i afdelingerne ved, at der evt. skal tilkaldes vikarer, behandlinger må udsættes og undervisning i afdelinger må udsættes osv., når der er syge kollegaer.

Den nuværende sygefraværspolitik har grundlæggende været den samme siden juli 2012 med enkelte redaktionelle ændringer. Dette er i sig selv ikke et problem - sygefraværspolitikken indeholder en række gode og relevante redskaber til forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet. Disse er dog især fokuseret på håndteringen af langt fravær, bl.a. suppleret med de workshops der blev afholdt i 2023, løbende undervisning af ledere samt udarbejdelse af skabelon for genoptrapningsplaner (se bilag). I forhold til forebyggelse og håndtering af korttidsfraværet er der dog kommet en del ny viden siden 2012 bl.a. i relation til forebyggelse af belastningsreaktioner/stress. Det psykiske arbejdsmiljø spiller således en større rolle, især efter indarbejdelsen i arbejdsmiljølovgivningen. Dette afspejles ikke tilsvarende i RH Horsens sygefraværspolitik.

HR foreslår på den baggrund, at der igangsættes en revidering af sygefraværspolitikken med særligt fokus på forebyggelse og håndtering af korttidsfravær. Revideringen skal baseres på faglig viden/empiri, gode erfaringer fra RH Horsens og fra øvrige hospitaler. Arbejdet forankres i en arbejdsgruppe under HMU med sekretariatsbetjening fra HR og med deltagelse af 2 medarbejderrepræsentanter og 2 ledelsesrepræsentanter. Arbejdsgruppens første opgave er at udarbejde et kommissorium for arbejdet til godkendelse på førstkommende HMU møde. Ambitionen er at præsentere et revideret forslag til en sygefraværspolitik i forbindelse med den årlige sygefraværsdrøftelse i HMU i 2025.

Rikke Lykke Ravn, HR introducerer temadrøftelsen, som har fokus på at drøfte udvikling i fraværet, fokus på korttidsfraværet og oplæg til en kommende opdatering af den eksisterende sygefraværspolitik.

RH Horsens har højere på sygefravær end de øvrige somatiske hospitaler, især højere korttidsfravær, som er egen sygdom undtaget graviditetsbetinget sygefravær op til 29 dage. Hospitalet har generelt fået indført en god praksis med at håndtere langtidsfraværet, men det korte fravær er fortsat en udfordring. Det er bredt fordelt på afdelinger, alder og personalegrupper, hvilket gør, at der ikke umiddelbart er nemme løsninger på problemet. Problemet er tværgående og derfor meget relevant for HMU at drøfte løsningsmuligheder.

HMU har nedenstående overvejelser i drøftelsen, og de vil indgå i det videre arbejde med opdatering af sygefraværspolitikken.

Udviklingen i fraværet

Det højere fravær kan skyldes, at de andre enheder nemmere kan have lavere fravær. Det kan handle om høj produktivitet, men RH Randers har samme høje produktivitet og et lavere sygefravær.

Følger man sygefraværspolitikken i tilstrækkelig grad og kan fx lettere syge medarbejdere varetage mindre krævende opgaver og på den måde undgå sygefravær.

Sygefravær handler også om kultur. De yngste medarbejdere har fx højere fravær, og derfor skal der fokus på sygefraværskulturen hos dem, så de ikke bærer den med sig videre i arbejdslivet. Gennemsnitsfraværet er højt på 35-39-årige. Det er gruppen med små børn, og de bruger eventuelt også egen sygdom i stedet for barnets 1. sygedag.

Det er vigtigt at undgå at udskamme nogle grupper, men man skal heller ikke blive berøringsangst.

Der kan eventuelt være forskel på, hvordan man registrerer fravær mellem afdelinger og fra hospital til hospital.

Fokus på korttidsfraværet

Bruger alle den eksisterende politik og holder fraværssamtaler med medarbejderne? Arbejdsgangene kan være forskellige fra afdeling til afdeling, både når det handler om sygemeldinger og sygefraværssamtaler. Det er vigtigt, at man har kontakt med alle. Der er erfaringer fra andre steder, at det giver en umiddelbar effekt på sygefraværet, når man har kontakt den første dag. Det er samtidigt vigtigt, at man åbent kan tale om, hvornår man er syg, så man skal blive hjemme.

Sygefraværspolitikken – input til arbejdsgruppen

Den nuværende politik er konkret og fungerer godt omkring langtidsfravær. Det gælder ikke på samme måde for korttidsfravær, fx indgår der ikke samme kontakt til medarbejderen. Der skal mere struktur og konsekvens på opfølgning på korttidsfravær. Lederne skal følge op over for alle, og på den måde understreges det også, at der er et ønske om at vise omsorg. Der skal være faste dage med kontakt med lederen, f.eks. 1-5-15 modellen. Der skal være vejledninger til politikken, både i forhold til den enkelte sag med sygefraværshåndtering og hvordan man kan tale om korttidsfravær på en god måde fx i LMU osv. Det er vigtigt med gennemsigtighed og tydelig kommunikation om praksis for opfølgning på fravær, og at den nye praksis bliver permanent.

Vi skal fortsat have fokus på dem, der er på arbejde. Det er samtidigt vigtigt, at man bliver set, både når man ikke er der (syg) og når man kommer tilbage. Det gælder både fra leder og kolleger. Vi skal også huske at have fokus på de studerende. Den kultur, de lærer i f.eks. praktikken og på ungdomsuddannelser, tager de med i deres første job. Det kan fx være, at de studerende skal ringe til deres ledere i stedet for den uddannelsesansvarlige, når de melder sig syge.

Input fra drøftelsen vil indgå i det videre arbejde med sygefraværspolitikken. Louise Duedahl og Anne-Marie Sigh vil gerne deltage i arbejdsgruppen.

Oplægget til drøftelsen er vedlagt som bilag.

• HMU data april 2024
• HMU april 2024 Oplæg-bilag-referatet

Regionsapoteket laver som alle andre i Region Midt løbende kontroller af overholdelsen af sit regelgrundlag (love og retningslinier). I den forbindelse sættes der lige nu fokus på udlevering af vederlagsfri medicin. Det er ikke nogen ny paragraf, og henvendelsen fra Regionsapoteket er ikke specielt møntet på RHH. Det er alene udtryk for, at det af og til kan være godt at opfriske reglerne i afdelingerne/afsnit.

Regionsapoteket kommer derfor til - i nærmeste fremtid - at udsende en reminder om, at i henhold til Lægemiddelloven må der ikke udleveres gratis medicin til offentligheden; det vil også sige ingen udlevering af medicin til ansatte. Det gælder alle lægemidler. Hvis I vil læse mere kan I se her: Vederlagsfri udlevering af lægemidler (laegemiddelstyrelsen.dk)

Ved tvivlsspørgsmål kan ledere og medarbejdere kontakte Regionsapoteket.

Afdelingerne må i følge regler ikke udlevere medicin fra apoteket, fx Panodiler til personalet. Personalet har mulighed for at købe håndkøbsmedicin i hospitalets kiosk. RHP bemærker, at det er vigtigt, at præciseringen bliver formidlet til afdelingerne.

HL vil undersøge og vende tilbage, om det på anden vis er muligt at udlevere medicin i de tilfælde, hvor det kan forebygge sygefravær, som opstår i løbet af en arbejdsdag, jf. sygefraværsdrøftelsen.

Den 1. april 2024 træder nye regler for kørsel i kraft på tværs af Region Midtjylland. Det betyder, at medarbejdere og ledere fremover kun kan få befordringsgodtgørelse (og arbejdstid) for den ekstra udgift, man har, når man kører mellem bopæl og andre tjenestesteder end det faste tjenestested (merudgiftsprincippet).

Således skal det antal kilometer, man normalt kører fra sin bopæl til sit faste tjenestested og retur, trækkes fra det antal kilometer, tjenesterejsen udgør. Det er kun de ekstra kilometer – den ekstra udgift, man fremover kan få dækket.

Baggrunden for, at kørsel fremover skal beregnes med udgangspunkt i merudgiftsprincippet er, at Region Midtjylland er den eneste region, der ikke beregner tjenesterejser med udgangspunkt i merudgiftsprincippet. Det er derfor Danske Regioners vurdering, at Region Midtjylland bør tilpasse retningslinjerne, så merudgiftsprincippet anvendes fremadrettet.

Mere kørsel til høj takst

Samtidig med det nye princip honoreres al kørsel som udgangspunkt fremover til statens høje takst. Dog ikke, hvis der fx er tale om kørsel til videreuddannelse.

Kørsel til den høje takst kræver, at man har en personlig kørselsbemyndigelse. Alle månedslønnede medarbejdere har derfor modtaget en personlig kørselsbemyndigelse, sendt med Digital Post i løbet af marts/begyndelsen af april, mens nye medarbejdere ansat efter den 1. april selv skal søge om kørselsbemyndigelse via en digital blanket på selvbetjeningsportalen 'Min side' på intranettet.

Det er en politisk beslutning, at kørsel fremover skal honoreres til høj takst.

Ny app til registrering af kørsel

Region Midtjyllands nuværende kørselsapp (Midt ØS) kan ikke håndtere merudgiftsprincippet. Derfor skal al kørsel fra den 1. april 2024 indberettes via MinLøn-appen, som mange allerede kender fra registrering af ferie og fravær.

App'en sikrer, at antallet af kilometer beregnes korrekt i forhold til merudgiftsprincippet og andre gældende regler.

Kørselsskemaer er udfaset

Samtidig med overgangen til den ny app, er muligheden for at registrere kørsel via skemaer, som tidligere er blevet sendt ind til Regnskab i hospitalets administration, blevet udfaset.

Al kørsel skal således fremover registreres via app'en MinLøn.

Der er kommet nye regler, som betyder, at man får befordringsgodtgørelse for merudgiften ift. kørsel til ens faste arbejdssted. HMU tager orienteringen til efterretning.

Eventuelt

• De frivillige må gerne være en del af hospitalets kor for medarbejdere. (Efter mødet er det aftalt, at medarbejdere fra Regionspsykiatrien Horsens også kan deltage).
• LHJ har valgt at stoppe som hospitalsdirektør op til sommerferien. Mette og Nils vil forberede arbejdet med at finde en ny hospitalsdirektør. Her vil der være repræsentation fra HMU i indstillingsudvalget. Hospitalets strategiarbejdet giver her et godt grundlag for den kommende proces.

Der vil komme en invitation til Lisbeths afskedsreception inden længe.

• Der er udfordringer ved brug af NDIS til log on i hastesituationer. Det tager flere klik og det tager også tid at åbne EPJ.

Kommunikation fra mødet

• Der arbejdes på en opdateret sygefraværspolitik med fokus på korttidsfraværet.
• Der er eksempler på, at patienter har reageret med udfald mod personalet pga. opslag i sundhedsjournaler. Der arbejdes nu på en løsning sammen med Sundheds-IT og Patientkontoret om forebyggende tiltag og kommunikation.
• HMU har afgivet høringssvar på forslag om samling byggeorganisationen.

Næste møde i HMU afholdes den 10. juni 2024, og her vil en repræsentant fra medarbejdersiden være ordstyrer.

Punkter til kommende møder:

• "Nyt" vagtplanlægningssystem
• Employer branding

.