Deltagere i mødet:

Hospitalsdirektør Lisbeth Holsteen Jessen (formand) – LHJ

Sygeplejefaglig direktør Mette Ringtved – MR

HR-chef Lene Krag – LKR

Chefradiograf Louise Duedahl – LD

Chefterapeut Rikke Møller Jensen – RMJ

Cheflæge Karsten Krøner – KK

Overlæge Lise Svenningsen – LS

Chefsygeplejerske Sira Skibsholt – SS

Oversygeplejerske Caroline Riis Mågård – CRM

Social- og sundhedsassistent Liselotte Svane Pedersen (næstformand) – LSP

Sygeplejerske Jannie Covarrubias – JC

Sygeplejerske Randi Hvarregaard Pedersen – RHP

Radiograf Henrik Michael Jørgensen – HMJ

Bioanalytiker Annet Holdesen Vind – AHV

Ergoterapeut Anne-Marie Sigh – AMS

Læge Ronja Leth Larsen – RLL

Lægesekretær Frederikke Dannemann Lydiksen – FDL

HR-konsulent Marie Kjær Sørensen (referent) – MKS

Lønkonsulent Laila Sørensen deltager under punkt 7.

Kommunikationschef Mette Vestergaard Rasmussen deltager under punkt 9.

Afbud fra:

Lægefaglig direktør Nils Falk Bjerregaard

Læge Sofie Holm-Christensen

Servicemedarbejder Jeanette Johannessen Larsen

Bioanalytiker Susanne Flensborg Jørgensen

Referatet godkendes uden bemærkninger.

Referater fra LMU-møderne kan ses via nedenstående link:

./.

http://horsens.intranet.rm.dk/om-hospitalet/referater-overordnet/lmu-linkoversigt/

Vær opmærksom på, at linket ikke virker direkte fra referatet, men at adressen skal kopieres ind i søgelinjen på internettet for at komme til LMU-referaterne.

Ingen bemærkninger.

Formand Lisbeth Holsteen Jessen orienterer. Medarbejdersiden supplerer eventuelt orienteringen vedr. RMU.

Nyt fra RMU:

Der er først møde i RMU den 19. juni, hvorfor der på nuværende tidspunkt ikke er noget nyt at orientere om.

Nyt fra Koncernledelsen m.v.:

• Tirsdag den 11. juni offentliggør Strukturkommissionen sin rapport. Der forventes at komme information ud regionalt i de følgende dage. Der indkaldes til særskilte møder i Regionshuset, herunder live informationsmøde.

Strukturkommissionen forventes at præsentere forskellige scenarier/anbefalinger for fremtidig struktur. Herefter vil der være en politisk proces, som nok er det mest interessante lige nu. Politikerne får travlt, særligt efter sommerferien, for det må forventes at eventuelle ændringer i organiseringen skal være besluttet inden kommende regions- og kommunal valg, som er i efteråret 2025.

• I forhold til NDIS arbejdes der kontinuerligt på, fra IT’s side, at gøre NDIS hurtigere og bedre – med fokus på i hvert fald ét klik mindre. HMU opfordrer til, at der meldes ud i huset, at der arbejdes på dette. Efter mødet er følgende lagt på regionens intranet: https://intranet.rm.dk/kommunikation/udgivelser-og-medier/midt-info/nyheder-2024/maj-2024/nu-kan-du-slippe-for-et-klik-ved-login/

Planlægning af proces for ansættelse af ny hospitalsdirektør. Stillingen opslås fredag den 2. august. Ansættelsessamtaler planlægges primo og ultimo september. Det betyder, at en ny hospitalsdirektør forventes at tiltræde omkring 1. november 2024. MR vurderer umiddelbart, at der er udarbejdet et godt stillingsopslag, som er sigende for RH Horsens, bl.a. med udgangspunkt i det materiale, som HMU præsenteres for senere, vedrørende hospitalets kernefortælling.

Indstillingsudvalget består af både regionale og lokale repræsentanter. Foruden MR og NFB er hospitalet repræsenteret af 3 fra ledersiden og 3 medarbejderrepræsentanter. Det er LSP, der som næstformand i HMU udpeger de medarbejderrepræsentanter, som skal sidde med.

Formand Lisbeth Holsteen Jessen orienterer om hospitalets økonomi og aktivitet.

Vurdering af økonomien i 2024

RH Horsens’ seneste interne økonomirapport viste et forventet merforbrug, som først og fremmest skyldes store udgifter til privathospitaler. Siden denne rapportering er den regionale overførselssag korrigeret, så vi får overført yderligere 6,5 mio. til 2024, som er hospitalets egne penge (fra mindreforbrug i 2023). Det er et pænt beløb og hjælper rigtig godt i forhold til, at der er nogle udgifter i 2024, som skal afholdes, samt udfordringen omkring privathospitaler.

Samtidig arbejdes der med at reducere antallet af patienter, der sendes i det private, og det arbejde ser ud til at bære frugt. LHJ forventer derfor, at RHH kommer ud af 2024 i balance.

Økonomiaftalen for 2025 tilfører ekstraordinært 600 mio. til regionerne i 2024, heraf ca. 130 mio. til Region Midtjylland (RM). Det er umiddelbart aldrig sket tidligere. Om nogle af pengene kommer ud på hospitalerne, ved vi ikke endnu, men som minimum går de til at lukke et hul centralt i RM (ift. stigende medicinudgifter bl.a.).

Økonomiaftale for 2025

Ultimo maj landende Økonomiaftalen for 2025: Regionernes sundhedsudgifter (drift) løftes med 2,05 mia. i 2025, heraf 0,446 Mia til RM. Det er et ekstraordinært flot løft.

Der udmøntes dog fortsat en administrativ besparelse på 96 mio., heraf 21 mio. til RM. Hvis politikerne i RM gør som sidste år, så fordeles besparelsen ligeligt mellem hospitalerne og de centrale stabe.

Samlet løftes regionernes rammer dermed ca. 1,95 mia. kr., hvilket er ca. 1 mia. mere end i Økonomiaftalen for 2024. Af det samlede løft skal 150 mio. anvendes til ”barn nr. 2” (heraf små 33 mio. i RM, der deles mellem RH Horsens og RH Skive). Dog insisterer Regeringen også på, at der skal tilkøbes aktivitet svarende til 1.000 forløb fra det private.

Anlægsrammen i 2025 løftes med 400 mio. kr. ift. 2024 som aftalt allerede ved sidste års økonomiaftale.

Økonomiaftalen er grundlaget for RM’s budget 2025. Den konkrete betydning af Økonomiaftalen for RM’s prioriteringer i 2025 og for RH Horsens’ økonomi kendes først, når der indgås forlig om budget 2025 i RM i september. Der vil ske høring i MED-systemet som vanlig.

Perspektiver for RH Horsens’ økonomi i 2025

Hospitalet udmøntede en intern grønthøsterbesparelse i 2024, som sikrede, at der er midler i residualrammen. Det regionale budget kendes først efter sommerferien, men der er gode muligheder for demografimidler til hospitalerne. Der er altid usikkerhed forbundet med at spå om fremtiden, men den aktuelle vurdering er, at RH Horsens har et råderum i økonomien til at håndtere evt. udgiftspres og det vurderes derfor ikke, at der bliver behov for nye interne besparelser i 2025. Dog vil den administrative besparelse kunne få betydning afhængigt af, hvordan den fordeles i RM og på hospitalet.

Aktivitet:

Det går godt med at komme i mål med UBR. KK fortæller, at der har været et stort arbejde i foråret og det betyder, at man begynder at kunne lette lidt på speederen og dermed skulle presset på personalet også gerne mindskes. Der arbejdes fortsat på at få OP-aktiviteten op, og her er forventningen, at man er på næsten fuld aktivitet efter sommerferien. LD fortæller, at Røntgen og Skanning er kommet i mål.

Kardiologien er fortsat udfordret: Der arbejdes på højtryk i afdelingsledelsen og hospitalsledelsen på at skabe nogle langtidsholdbare løsninger.

Der har været oprettet delestillinger mellem Akutafdelingen og Medicinsk afd. Begge de ansatte har desværre sagt op for at dedikere sig til eget speciale. Det har ikke slået nogen ud af kurs og der arbejdes konstruktivt videre på løsninger.

• Økonomi HMU 10. juni 2.0.pptx

Hospitalsledelsen og næstformand Liselotte Svane Pedersen orienterer, som oplæg til drøftelse, om den nuværende situation i huset, herunder eventuelle opmærksomheder og tiltag, der er gjort siden sidst.

Medarbejdersiden fortæller, at man generelt i huset mærker, at der bliver lidt mere stille og man bedre kan følge med. Dog er der travlt i Fertilitetsklinikken pga. ”barn nr. 2”. Blodprøver og Biokemi har haft en hård periode med deres flytning, men der er ved at være ro på og personalet er ved at finde deres ben i de nye omgivelser. Dagkirurgien har været presset på personalemangel og mange akutoperationer. Men generelt er indtrykket, at det går godt.

MR demonstrerer en udarbejdet video fra Åbent Hospital (en teaser). Den færdige video vil blive delt på intranettet og på sociale medier. Der bliver mulighed for, at personalet selv kan downloade filmene og dele på sociale medier for at vise sin afdeling frem.

Hospitalsledelsen giver en stor tak til alle, der prioriterede tid og deltog på den ene eller anden måde til Åbent Hus. Der var liv og glade dage alle steder på hospitalet og masser af positiv respons. Mange afdelinger har bidraget med gode setups. HMU opfordres til at bringe takken videre til kollegaerne. Det opleves, at sådanne dage er med til at skabe en tilknytning mellem borgerne og det lokale hospital og skaber fællesskabsfølelse på tværs af hospitalet. Hospitalsledelsen vil gerne gentage succesen, når der er gået et par år.

HMU giver nogle opmærksomheder, til når arrangementet skal gentages: Der opfordres blandt andet til at arbejde med koordineringen fx ift. sengeafsnit, så det bliver noget forskelligt, borgerne kan opleve. MR fortæller, at der er gjort et stort arbejde for at koordinere på tværs, og der er også udarbejdet drejebog for arrangementet. I enkelte afsnit har medarbejderne følt sig forbigået i forhold til deltagelse i arrangementet. MR tilkendegiver, at alle afdelinger har haft mulighed for at deltage. Feedbacken tages med tilbage til evaluering i afdelingsledelseskredsen.

Arbejdsplanlægning er afgørende for kvalitet i mødet med patienter og borgere og er samtidigt fundamentet for et arbejdsmiljø præget af høj social kapital. Arbejdsplanlægning bruges i Region Midtjylland som et samlet begreb for systemer til planlægning af vagter, indsatsen for at sikre de rette kompetencer på rette sted og de procedurer og spilleregler som gælder i planlægningen. Arbejdsplanlægning bygger på et samarbejde mellem ledelse, planlæggere og en sund planlægningskultur – digitalt understøttet af IT-systemer. Derfor er indsatserne i projektet for arbejdsplanlægning mangfoldige, og de er afgørende for at lykkes med rekruttering og tilknytning af dygtige medarbejdere på sundheds- og socialområdet.

Projektet for bedre og digitaliseret planlægning arbejder lige nu med at implementere den nye version af regionens planlægningssystem PDC Plan.

Fleksibel arbejdsplanlægning og transformation

Fleksibilitet i arbejde og planlægning kan understøtte tiltrækning, tilknytning og transformationen mod fremtidens sundhedsvæsen og socialområde: "Når vi løser opgaverne på anden vis, fokuseres medarbejderressourcernes indsats til gavn for borgere og skaber arbejdsglæde hos medarbejderne".

Vi skal sikre god ledelse og styring af opgaver og ressourcer, samtidigt med at vi i planlægningen tænker nyt og går nye veje for at tilknytte vores medarbejdere. Fleksibilitet er en nøgle i den indsats. Dette understreges i Budgetaftalen for 2024, "Det skal være mere attraktivt for medarbejderne at være ansat i Region Midtjylland ved bl.a. at sikre god balance mellem arbejdsliv og privatliv, gode faglige udviklingsmuligheder og et godt arbejdsmiljø. Der skal arbejdes for mere systematisk brug af fleksibel vagtplanlægning".

PDC Plan indeholder 4 moduler:

• Vagtplan (planlægningsværktøj)
• MinPlan (app til medarbejdere)
• Funktionsplan (udviklet til at understøtte lægeplanlægning, og kan anvendes af afdelinger, som planlægger med funktioner)
• Teamplan (til supervisor, vagthavende, koordinator – til dag-til-dag ændringer)

Et vigtigt mål med den nye version af systemet og de nye funktionaliteter har været at understøtte fuld digital planlægning og kommunikation om planlægning. Hermed frigøres tid for både klinikere, planlæggere og administrativt personale.

Historik og fremtid

Efter en turbulent periode mellem 2018-2020, hvor regionen til slut blev nødsaget til at ophæve den indgåede kontrakt med EG om leverance af arbejdsplanlægningssystemet “Optima”, er projektet igen kommet på ret kurs, idet regionen har indgået ny kontrakt med IT-leverandøren PDC om leverance af arbejdsplanlægningssystemet PDC Plan, tidligere kendt som SD Tjenestetid.

Overgangen til PDC Plan skete ultimo 2023 og blev vel modtaget af de ca. 2700 planlæggere og de 26.000 medarbejdere inden for alle faggrupper på tværs af Region Midtjylland. Den vellykkede udrulning var forudsætningen for, at projektet løbende i 2024 kan rulle ny og efterspurgt funktionalitet ud til brugerne igennem nye versioner af systemet.

Potentialer

Det nye system har potentiale til, at arbejdsplanlægning i fremtiden kan blive langt mere digitalt understøttet end tilfældet er i dag. Der kan undgås beskeder og ønsker i mails, på papir, post-its m.v. Kommunikation om arbejdsplanlægning er samlet ét sted, og det er i systemet, hvor det er synligt for ledere, planlæggere og medarbejdere. Arbejdsplanerne er altid opdaterede og findes digitalt og skal ikke længere printes ud og hænges op på tavler. Desuden er centrale og decentrale arbejdstidsaftaler indlejret i planlægningssystemet.

MinPlan er den medarbejdervendte del af PDC Plan. Systemet gøres tilgængeligt for alle og kan tages i brug allerede nu. Flere nye funktionaliteter udrulles løbende, f.eks. bliver det muligt for medarbejdere at bytte vagter i MinPlan, hvilket også vil kunne understøtte det generelle fokus på fleksibel arbejdsplanlægning og herunder de enkelte medarbejderes muligheder for øget indflydelse og hensyntagen til ønsker og behov. MinPlan giver kolleger gode betingelser for at se, hvem de kan bytte med, og hvilke af deres vagter, der kan byttes med en given kollega(er). Det er fx også muligt at se, hvordan fremmødeprofilerne er og skal være.

Medarbejderne, som anvender MinPlan app, vil fx kunne:

• Se deres egen og kollegers arbejdsplan

• Ønske fravær og arbejdstid til kommende arbejdsplan
• Følge med i egne saldi (normtimer, afspadsering og ferie)
• Bytte vagter med kolleger
• Byde ind på ledige vagter
• Kommunikere med planlægger, leder og kolleger
• Registrere afvigelser til arbejdstid (overarbejde, afspadsering, opkald)
• Angive personlige præferencer til egen arbejdsplan (fx ulige/lige uger for familier med delebørn, fritidsaktiviteter på fast ugedag osv.)

Projektorganisering

Projektet er organiseret som et tværregionalt projekt med deltagelse af alle enheder og båret frem af et solidt samarbejde, erfaringsudveksling og støtte på tværs af alle hospitaler og specialområder.

Lønkonsulent Laila Sørensen, der er hospitalsprojektleder, deltager under punktet på mødet og giver en status for implementeringen af PDC Plan på RHH.

HMU bedes herefter drøfte, hvordan MinPlan kan bidrage til større indflydelse på arbejdsplanlægningen for den enkelte medarbejder.

Lønkonsulent og hospitalsprojektleder Laila Sørensen fortæller om fleksibel arbejdsplanlægning og Minplan. Det er imidlertid alle fire lønkonsulenter, der indgår i implementeringsarbejdet. Noget af det, der tilbydes i det ”nye” arbejdstidsplanlægningssystem har vi allerede i dag.

PDC (leverandør af systemet) er delt op i 4 bidder:

1. Vagtplan
2. Minplan
3. Funktionsplan
4. Teamplan

Fokus på mødet i dag er hovedsageligt på Minplan, men Laila kommer også kort omkring de andre funktioner. Hovedoverskriften er digitalisering, så afdelingerne kommer af med de gamle regneark og tilsvarende værktøjer. Men fleksibilitet for medarbejderne er en anden stor fordel.

Funktionsplan er oprindeligt tænkt i forhold til lægeafsnit, men det kan også bruges på andre medarbejdergrupper. Fordelene ved Funktionsplan i forhold til nuværende metoder er, at det:

• Reducerer tidsforbrug (der skal ikke dobbeltregistreres)
• Giver tidstro registrering
• Reducerer risiko for fejl

Minplan er medarbejdernes redskab i forhold til arbejdstidsplanlægning. En række funktioner er let tilgængelige (via app eller PC). Afdelingerne kan lokalt vælge kun at tage nogle af funktionerne i brug ad gangen:

• Ønske vagter/fri
• Følge med i egne saldi (afspadsering, ferie osv.)
• Kommunikation
• Angive personlige præferencer
• Bytte vagt med kollega
• Registrere afvigelser
• Tage ledige vagter
  • Det er muligt for vagtplanlæggere at skrive ud i medarbejdergruppen i forhold til ledige vagter (i stedet for SMS-kæder, Facebook opslag etc.)

Det er fortsat lederen, der skal godkende arbejdstidsplanerne, ændringer osv. Systemet kontrollerer/gør opmærksom på brud på arbejdstidsplanen. Men systemet skal fodres for at denne funktion virker.

Det vil fortsat være muligt for TR at se vagtplaner igennem i form af kollegaplaner.

Teamplan er noget helt nyt. Det har kørt som pilot på Fødeafsnittet for supervisorer, som modtager sygemeldinger. Dette registreres direkte i systemet, herunder om vagten skal udbydes til kollegaerne. Så slår det automatisk igennem i de øvrige systemer.

Drøftelse på mødet

Der spørges ind til, om systemet kan optælle, hvor mange vagter forskellige medarbejdere får af de forskellige typer i én vagtplan? Laila Sørensen forventer, at det kan gøres i Funktionsplan og så kan man arbejde på, at man kan i selve vagtplansystemet. Men pt. er det ikke en mulighed. Systemet kan tælle, hvor mange der fortsat er brug for til hver vagt. Men ikke opgøre det individuelt.

Det drøftes herefter, hvordan reglerne i forhold til, at alle medarbejdere ikke forstyrres ved ledige vagter, sikres? Herunder om det bliver medarbejdernes eget ansvar at komme af med en vagt ved fx sygdom og/eller medarbejdernes ansvar selv at påtage sig vagter? LKR fortæller, at det som altid er ledelsens ansvar at udbyde ubesatte vagter eller vagter, der bliver ledige pga. sygdom. Medarbejdere skal kun udbyde vagter ved byt.

Ferie vil kunne ses i byt/udbud i Minplan. Medarbejdere på ferie vil ikke kunne tilvælges i forhold til udsendelse af besked om ledige vagter.

Funktionsplan gør det teknisk muligt at have en samlet (digital) arbejdsplan for en afdeling, hvor planen kan deles med personalet.

Efter sommerferien kan medarbejderne lægge arbejdskalenderen/-planen over i sin private telefons kalender.

CRM opfordrer til, at afdelingerne/afsnittene laver nogle spilleregler i forbindelse med ibrugtagning af de nye funktioner. Det er vigtigt, når man går i gang, hvis man ikke allerede har haft den dialog i afdelingerne.

• HMUoplæg - fleksibel arbejdsplanlægning

Region Midtjylland står i betydelige udfordringer med et stort pres fra flere sider på bl.a. sundhedsområdet. Presset er borgernes forventninger og et stigende antal ældre, færre medarbejdere i den erhvervsaktive alder og en stagnerende økonomisk udvikling. Der er behov for transformation, og en af måderne er at arbejde med overgangen mellem arbejdsliv og pensionistliv og forsøge at få flere deltidsansatte til at arbejde nogle flere timer ugentligt.

RMU og det politiske udvalg vedrørende personale har sidste år bestilt analyser om potentialerne forbundet med at flere seniorer fortsætter med at arbejde og flere medarbejdere på deltid ønsker at arbejde fuldtid eller flere timer. Disse analyser er bestilt bl.a. i lyset af scenarierne for det fremtidige udbud og efterspørgsel efter arbejdskraft til Region Midtjyllands arbejdspladser, medarbejdernes ønske om bl.a. mere fleksibilitet og mulighed for selv at påvirke arbejdstider og ønsket om at sikre gode og attraktive arbejdspladser.

Koncern HR har i samarbejde med lokale HR-funktioner gennemført spørgeskemaundersøgelser og dataanalyser om potentialer for, at medarbejdere i aldersgruppen 60-66 år fortsat bevarer tilknytningen til Region Midtjyllands arbejdspladser, og at flere medarbejdere på deltid ønsker at arbejde fuldtid eller flere timer. Koncern HR konkluderer på baggrund af analysen, at der synes at være betydelige potentialer for at øge Region Midtjyllands nuværende udbud af arbejdskraft gennem fortsat tilknytning af seniorer og gennem fortsat fokus på at forsøge at få flere til at arbejde flere timer.

Eksempelvis viser survey-resultaterne, at en stor del af de deltidsansatte angiver, at de godt kan se sig selv arbejde fuld tid eller flere timer, hvis der er mulighed for indflydelse på, hvornår de skal arbejde. Der er også en stor andel af medarbejderne, der har svaret, at det er vigtigt, at de eventuelt senere kan komme på nedsat tid igen.

Muligheden for indflydelse på egen arbejdstid er afgørende for, hvor længe mange seniorer ønsker at fortsætte med at arbejde. Flertallet af de medarbejdere, som har svaret, angiver at de godt kan forestille sig at arbejde også efter, at de har mulighed for pension.

De samlede resultater er vedlagt til orientering sammen med slides over hovedbudskaberne (præsenteret på RMU seminaret 25. august).

Resultaterne er indlæst i to BI-rapporter, hvor der er mulighed for at lave forskellige filtreringer. Eksempelvis for et enkelt hospital, aldersgrupper eller overenskomstgruppe. Vær dog opmærksom på, at antallet af respondenter mindskes betydeligt ved anvendelse af filtre.

Resultaterne fra surveyundersøgelsen blandt seniorer kan ses her: http://biportal.onerm.dk/#/site/RM/views/IndsigterfrasurveyundersgelsenblandtsenioreriRM/Forside?:iid=4

Resultaterne fra surveyundersøgelsen blandt medarbejdere på deltid kan ses her: http://biportal.onerm.dk/#/site/RM/views/Indsigterfrasurveyvedr_fuldtid-deltid/Forside?:iid=1

Uddybende om de to surveys og hvor de er præsenteret/drøftet tidligere

Begge surveys er sendt pr. mail til omkring 1.000 medarbejdere fra sundhedsfaglige eller pædagogiske faggrupper, der er udvalgt med afsæt i blandt andet COWI-analysen.

Formålet med surveyen vedrørende flere timer eller fuld tid var at undersøge, hvad der kan bidrage til, at flere medarbejdere ønsker at være fuldtidsansat eller arbejde flere timer end i dag. Målgruppen er et udpluk af medarbejdere på under 60 år, der i dag er på deltid. 499 ud af de 1.000 respondenter har besvaret spørgeskemaet.

Formålet med surveyen vedrørende seniorer var at undersøge, hvad der kan bidrage til, hvad der kan bidrage til, at flere seniorer ønsker at fortsætte med at arbejde. Målgruppen er et udpluk af medarbejdere i aldersgruppen mellem 60-66 år. 729 ud af de 1.000 respondenter har besvaret spørgeskemaet.

Survey-resultaterne er tidligere drøftet i regi af det midlertidige politiske udvalg vedrørende personale og i RMU (på døgnseminaret hvor alle HMU-formandskaber og en arbejdsmiljørepræsentant fra alle HMU også var inviteret). Resultaterne er desuden drøftet i RMU's følge- og dialoggruppe vedr. personale og mangfoldige arbejdspladser.

I forbindelse med de tidligere dialoger, der har været om, hvad analyseresultaterne kan bruges til, er der bl.a. blevet peget på, at de kan:

• understøtte lokale dialoger i HMU/LMU om, hvad der skal til for, at seniorer har lyst til at blive længere på arbejdsmarkedet og deltidsansatte gå op i tid
• være en hjælp/inspiration til lederne i forbindelse med udviklingssamtaler/seniorsamtaler
• kobles sammen med information om de aktuelle økonomiske fordele ved at arbejde længere/flere timer (fx er modregningsreglerne vedrørende egen efterløn og folkepension samt ægtefællers pension for nylig ændret)

HR-/Personalecheferne har også drøftet resultaterne. Her blev det bl.a. anbefalet, at der i forbindelse med udviklingssamtaler anlægges et livsfaseperspektiv og – uanset alder – stilles de samme typer spørgsmål omkring, hvad der skal til for at den individuelle medarbejder ønsker at blive på arbejdspladsen, eventuelt arbejde flere timer eller lignende.

HMU drøftede kort de to surveys på mødet den 22. februar, hvor der blev udtrykt ønske om at fortsætte drøftelsen på et kommende møde bl.a. for at kvalificere efterfølgende drøftelser i LMU.

Drøftelse på mødet

Formålet med drøftelsen på mødet er at sætte lys på de to surveys, herunder særligt potentialerne forbundet med at flere seniorer fortsætter med at arbejde og flere medarbejdere på deltid ønsker at arbejde fuldtid eller flere timer.

I grupper af fem personer drøftes således:

1. Hvordan kan vi på RH Horsens arbejde med at indfri potentialerne for at få flere deltidsansatte medarbejdere til at arbejde flere timer?

• Hvilke idéer til evt. nye tiltag får vi fra resultaterne af surveyen?

2. Hvordan kan vi på RH Horsens arbejde med at indfri potentialerne for at bevare seniorers tilknytning til hospitalet?

• Hvilke nye fokuspunkter kan surveyen give anledning til?

Formandskabets forslag til proces for yderligere behandling i MED-organisationen

Survey-resultaterne indikerer generelt, at der er stor variation i, hvad de enkelte medarbejdere lægger vægt på. Undersøgelsen viser ligeledes, at det er vigtigt med dialog mellem medarbejder og leder om, hvad der er afgørende for den enkelte, og hvad der er muligt. Da dialog således er det vigtigste instrument til at få seniore medarbejdere til at blive lidt længere og deltidsansatte medarbejdere til at arbejde lidt flere timer, foreslår HMU formandskabet, at der nedsættes en (eller to) arbejdsgruppe(r) under HMU med det formål at se på eksempelvis:

1. Hvordan der kan gennemføres værdifulde drøftelser i LMU'erne af resultaterne i de to surveys. Herunder betydningen af, at der fx tages særligt hensyn til seniore medarbejdere.
2. Hvordan den opnåede viden fra de to surveys kan indarbejdes i eksisterende materialer for fx MUS og seniorsamtale med henblik på at kvalificere dialogerne og hjælpe de lokale ledelser til at tage drøftelserne på en anerkendende måde.

Deltagerne i arbejdsgruppen/arbejdsgrupperne vil bestå af både medarbejdere og ledere efter beslutning i HMU.

Der er fortsat ambition om, at flere går op i tid og om at fastholde vore seniorer: Det er ikke alt eller intet. Drøftelsen i dag har fokus på, hvad der skal til, for at vi kan komme videre ud af et spor, der bidrager til, at vi robustgør vores arbejdsressourcer mest muligt på sigt. Lige nu er hospitalet i smult vande bortset fra i enkelte små enklaver. Men al data peger på, at bliver vanskeligere fremadrettet at sikre tilstrækkelig arbejdskraft på hospitalet.

HMU drøfter herefter, hvordan vi kan lade os inspirere af de to surveys i hospitalets arbejde med at få flere til at gå op i tid samt få seniore medarbejdere til at arbejde længere. Inputs under punktet videregives til kommende arbejdsgruppe, der skal arbejde videre med de to emner.

1. For begge dele gælder, at det er væsentligt med mere individualiserede aftaler. Ikke bare for specifikke grupper. Man kunne eventuelt arbejde med tidsbegrænsede aftaler (plustidsaftaler, aftaler om ned i tid etc.), som løbende tages op til revision. Balance mellem at efterkomme ønskerne og fortsat gøre det spiseligt for det resterende personale.

Seniorsamtaler: Hvad skal der til, for at du har lyst til at blive lidt længere?

2. Vi skal synliggøre mulighederne. Starte med at kortlægge, hvad der er af muligheder i afdelingen og drøfte/aftale hvad afdelingen kan holde til. Men der skal først og fremmest være et solidt grundlag at stå på, fx at størstedelen tager lige del i ulemper etc. Opmærksomhed på, at det er en løbende drøftelse gennem hele arbejdslivet, så der bliver en kultur i afdelingerne, hvor individuel fleksibilitet er en mulighed, når det ekstraordinært er nødvendigt.
3. Fokus på seniorer i gruppedrøftelserne. Der skal være plads til alle arbejdsfunktioner. Kan man fx arbejde med delestillinger? Fleksible arbejdstider for den enkelte, men også i forhold til at sikre bemanding til afdelingens spidsbelastningstidspunkter. Balance på tværs.
4. Vi skal ikke snakke fuldtid men op i tid. Forslag om koncept lignende dét for seniorsamtale eller potentialesamtale: En årlig drøftelse af, hvad der skal til for at den enkelte har lyst til at gå op i tid. Det skal være et fast koncept, når man er deltidsansat. Og gerne et regionalt princip, så vi står ens. Der er perioder (livsfaser), hvor man kan have behov for en særlig aftale.

Nedsættelse af arbejdsgruppe

HMU opfordrer til, at der kun nedsættes én arbejdsgruppe til at arbejde med begge emner eller dvs. med ”livsfaser” som overskriften. Håbet er, at arbejdsgruppen kan komme med forslag til, hvordan der kan flyttes noget i huset i forlængelse af HMU drøftelserne og de to surveys.

Det aftales, at medarbejdersiden sender navne på to repræsentanter til arbejdsgruppen til MKS. HR-afdelingen kommer med forslag til repræsentanter på lederside. CRM vil gerne deltage på lederside.

• Surveys_deltid_seniorer_hovedbudskaber
• Survey RM blandt deltidsansatte
• Survey RM blandt seniorer

Region Midtjylland er i gang med at revitalisere koncernens employer branding koncept forstået som det kommunikationskoncept, vi bruger ifm. rekruttering af nye medarbejdere. Det folder sig ud i fx jobannoncer, film og websites.

Det nye koncept, som skal erstatte det gamle 'Et job med hjerne og hjerte', skal som noget nyt ramme det sweet spot, hvor vi på en gang taler til jobkandidaternes præferencer og ønsker, samtidig med, at vi får fortalt om regionens/hospitalets/afdelingens styrker.

Koncern Kommunikation og bureauet Publico, som står bag revitaliseringen, har i den forbindelse gennemført en større workshop og interviewet en række af regionens medarbejdere og ledere om, hvad der skal til for at rekruttere flere kandidater til regionens jobs. Her fra Regionshospitalet Horsens har en læge fra Akutafdelingen, en sygeplejerske fra Hjertemedicinsk Afsnit samt hospitalets HR-chef bl.a. medvirket i interviews.

På baggrund af input derfra er de følgende brandingelementer nu i gang med at blive udarbejdet for Region Midtjylland:

• En jobmæssig kernefortælling, der opsummerer styrker og fordele ved arbejdspladsen. Den kan bruges helt eller delvist i jobannoncer, film og på websites.
• Budskabsbank med budskaber, der kan bruges som byggeklodser i fx jobopslag mv. Netop fordi der er tale om en bank, kan man plukke og sammensætte lige præcis de forskellige budskaber, der rammer målgruppen præcist frem for generiske tekster. Og på den måde kan jobopslaget komme til at fremstå meget mere levende, fordi det er det enkelte værditilbud, som fremhæves. Banken kan - ud over budskaber til kandidater om det enkelte hospital og afdeling – også indeholde kandidat-rettede budskaber ift. den enkelte jobprofil og livsstadie.
• Nye fælles fotos - hverdagsbilleder, som viser nærvær, fællesskab og meningsfulde jobs.
• Ny fælles film med samme udgangspunkt som fotos. Filmen laves, så den kan bruges på alle enheder.

Der er fra regionens side lagt op til, at hvert hospital udarbejder sin egen jobmæssige kernefortælling og budskabsbank, og at hver afdeling gør det samme for på den måde at få et brugbart og opdateret redskab ind i egne onboarding- og rekrutteringsindsatser. Sidegevinsten ved at udarbejde sådan en kernefortælling og budskabsbank er ifølge Publico, at man internt på hospitalet og i afdelingen får et fælles billede af, hvorfor det er fedt at arbejde her.

En jobmæssig kernefortælling for Regionshospitalet Horsens

Her på hospitalet ser vi den jobmæssige kernefortælling og særligt budskabsbanken i de enkelte afdelinger som en god måde operationelt at arbejde med de seks dimensioner for god onboarding (kultur, regler, netværk, samarbejde, kompetencer og resultater), og hvordan disse bidrager til mening, autonomi og mestring for den enkelte nye medarbejder. Samtidig hænger initiativet godt sammen med et ønske/forslag, der stammer tilbage fra HMU's døgnseminar i juni 2023 om, at der udarbejdes et sæt "leveregler", der udtrykker Horsens' DNA, hospitalets særlige kultur etc.

Det er derfor intentionen, at fortællinger og budskabsbanker udarbejdes med medarbejderinvolvering via HMU og LMU'erne.

Administrationen har på baggrund af et oplæg fra Publico udarbejdet et forslag til en jobmæssig kernefortælling og budskabsbank for hospitalet. Det fremgår af bilaget, som også indeholder Publicos gennemgang af, hvad en kernefortælling og en budskabsbank er, og hvordan man kan arbejde med det.

HMU får på mødet mulighed for at drøfte forslaget til den jobmæssige kernefortælling og budskabsbanken for hospitalet, herunder komme med bemærkninger til indholdet. Ligeledes ønskes HMU's tanker og idéer til, hvordan der kan arbejdes videre med kernefortællingen på afdelingsniveau med sikring af medarbejderinvolvering fx gennem LMU.

Den videre proces

Afdelingsledelseskredsen blev på AL-mødet den 18. april orienteret om revitaliseringsarbejdet af employer branding-konceptet og præsenteret for det første oplæg til en kernefortælling for Regionshospitalet Horsens.

Tre af hospitalets afdelinger er nu udvalgt som pilotafdelinger til at udarbejde kernefortællinger og budskabsbanker for egen afdeling. Afdelingerne får hjælp af Koncern Kommunikation/Publico til udarbejdelse af spørgsmål og gennemførelse af et interview, der skal give input til arbejdet. De tre afdelinger er Fysio- og Ergoterapien, Bedøvelse, Operation og Intensiv samt Kirurgi, som kommer til at dele erfaringer med den øvrige AL-kreds.

Alle materialer, procesplan mv. for Region Midtjyllands revitaliserede employer branding koncept ses her: https://intranet.rm.dk/kommunikation/annoncering/nyt-employer-branding/.

Udkast til implementeringsplan RHH

Ny film og fotos forventes klar i løbet af sommeren 2024.

Employer branding konceptet handler i store træk om, hvordan vi kan gøre os attraktive for kommende medarbejdere. Det nye koncept er udarbejdet gennem det seneste år, hvor der er afholdt workshops efterfulgt af interviews med kandidater, interne medarbejdere og ledere samt fokusgruppeinterviews med medarbejdere. Anbefalinger, opsamling på interviews og strategi er blevet bearbejdet til kernebudskaber, kandidatpersonas, forslag til visuelle inputs m.fl.

Konceptet består af:

• Kernefortællinger regionalt og på hospitalsniveau
• Budskabsbanker på regions-, hospitals- og afdelings-/afsnitsniveau samt ift. livsfaser.
• Ny visuel identitet, hvor der tages udgangspunkt i poetisk realisme (billeder fra virkeligheden bearbejdes, så det får en særlig stemning). Disse er bearbejdet uden geografisk tilhør, så det samme materiale kan bruges alle steder i RM.

Det vil sige, at når vi rekrutterer, er det på baggrund af et professionelt, gennemarbejdet materiale. Hospitalets kernefortælling har en tydelig sammenhæng til strategien og onboarding konceptet.

HMU giver herefter bemærkninger til hospitalets kernefortælling:

• Sætningen ’Det er krævende at være en del af det danske sundhedsvæsen’ behøver ikke stå først. Lad os sætte fokus på det sjove og spændende inden vi skriver udfordringen.
• Vi er stolte af at være dygtige til at arbejde med det, som flest danskere lider af.
• Mulighed for at forme dit arbejdsliv i forskellige retninger – hvad menes der egentlig med dén sætning? Skal det også forstås i forhold til fleksible arbejdstider?
• Er den for lang?
• B Corp certificeringer taler også ind i en branding og direkte til nogle kandidater. Har vi tilstrækkeligt fokus på bæredygtighed og miljø? Går man den vej, så kunne det være et supplement?
  • Der opfodres til at tænke bæredygtighed ind i afdelingernes budskabsbanker de steder, hvor der arbejdes særligt med det.
• Fart på din udvikling: Uddannelse, kurser m.v. viger pladsen for driften.

Den videre proces

Der er udvalgt pilotafdelinger: Fysio- og Ergoterapien, Kirurgi samt Bedøvelse, Operation og Intensiv. Publico, som er udarbejdet al materialet i RM, har udarbejdet refleksionsspørgsmål til brug for arbejdet lokalt. Tanken er, at alle afdelinger skal i gang.

Det aftales, at kommunikationschef Mette Vestergaard Rasmussen indarbejder inputtene fra HMU i kernefortællingen og vender tilbage til HMU efter sommerferien. Herefter aftales, hvad behovet for yderligere opfølgning er.

• Kernefortælling og budskabsbank_Region Midt til HMU-møde
• HMU employer branding.pptx

Tilbage i 2016 blev det regionale uniformskoncept vedtaget, og i oktober 2023 påbegyndte RHH arbejdet med at udvælge dele fra det regionale uniformskoncept til RHH's fremtidige uniformssortiment – med tanke på komfort, bæredygtighed og økonomi.

En arbejdsgruppe nedsat af HMU med sygeplejefaglig direktør Mette Ringtved og servicechef Kirsten Rytter Knudsen i spidsen har frem mod december 2023 arbejdet konstruktivt, involverende og målrettet med at udarbejde forslaget til RHHs fremtidige uniformssortiment.

I processen oplevede arbejdsgruppen et stort engagement og ønske om indflydelse fra medarbejdere fra alle afdelinger. Der kom mange konstruktive input bl.a., at medarbejderne har et stort ønske om, at det fremadrettet er muligt at iklæde sig den uniform, man føler sig mest komfortabel i. Endvidere ønsker om bl.a., at bukserne får en farve, for at undgå gennemsigtighed, at materialet sikrer åndbarhed og bevægelighed, at der er lommer på bukser, og at der er nok på hylderne.

Forslag til uniformssortiment:

Arbejdsgruppens forslag til fremtidigt uniformssortiment blev efter en bred høring på hospitalet fremsat til hospitalsledelsen i december 2023:

• OP bukser, blå
• OP busseronne, blå
• Lange unisex benklæder uden knap, dark navy
• Lange unisex benklæder med knap, dark navy
• Cool max T-shirt, turkis
• Tunika, hvid

Arbejdsgruppen ønskede, at beslutning vedrørende monofaglige uniformsdele samt fleecejakker i det fremtidige uniformssortiment blev flyttet til hospitalsledelsen. Hospitalsledelsen tog efterfølgende en principiel beslutning om, at alle medarbejdere fremadrettet skal kunne vælge frit fra uniformssortimentet, og at uniformsortimentet ikke skal indeholde monofaglige uniformsdele, herunder den lange kittel og terapeut over/underdel.

Input fra afdelingsledelskredsen:

Afdelingsledelseskredsen blev i februar orienteret om hospitalsledelsens principielle beslutning. Samtidig indhentede hospitalsledelsen input fra afdelingsledelseskredsen i forhold til arbejdsgruppens forslag samt indkøb af fleecejakke til det fælles sortiment.

Afdelingsledelseskredsen bakkede op om uniformssortimentet inkl. fleecejakken.

Det fremtidige uniformssortiment:

Hospitalsledelsen vedtog i april 2024 det endelige uniformsortiment bestående af 8 uniformsdele:

• OP bukser, blå
• OP busseronne, blå
• Lange unisex beklæder uden knap, dark navy
• Lange unisex benklæder med knap, dark navy
• Kort kittel, hvid
• Cool max T-shirt, turkis
• Tunika, hvid
• Fleecejakke med korte ærmer

Dermed går RHH fra et uniformssortiment på 16 dele til 8 dele, og det vil fremover være op til den enkelte medarbejder at vælge, hvilken uniform denne føler sig mest komfortabel i. Der er dog særlige regler for medarbejdere med daglig gang på Operation og Opvågning, Operationsgangen samt i Sterilcentralen som fortsat er gældende.

Indfasning af nye uniformsdele:

De enkelte uniformsdele vil blive udskiftet løbende, efterhånden som de slides ned. Det betyder, at der i en periode vil være flere forskellige uniformsdele. De sidste dele i det nuværende sortiment forventes endelig udfaset af hospitalets uniformssortiment i begyndelsen af 2027.

Hospitalets medarbejdere vil tirsdag d. 11. juni modtage en skriftlig orientering omkring RHH’s fremtidige uniformssortiment. På intranettet vil der samtidig være en orientering med tilhørende Q&A’s, hvori medarbejderne vil kunne svar på evt. spørgsmål relateret til processen og det fremtidige uniformssortiment.

Der har været en længerevarende proces, herunder i arbejdsgruppen udpeget af HMU, som er kommet med forslag til det fremtidige hospitalssortiment. Andre hospitaler har truffet beslutning og andre har det endnu til gode.

Det fremtidige uniformssortiment fremgår af sagsfremstillingen. Hospitalet går fra 16 beklædningsgenstande til 8. Komfort har været øverst på dagsordenen, dvs. man må tage den uniformsgenstand på, som man føler sig mest komfortabel i (hvis man ikke er bundet af en uniformhygiejnisk retningslinje). Der vil ikke være monofaglige uniformsdele i sortimentet. Det rammer læger og terapeuter.

Det nye uniformssortiment indfases løbende over de næste tre år, da vi skal slide de nuværende uniformer op. Der vil fortsat ikke være strømper i uniformssortimentet. Det nye uniformssortiment og det frie uniformsvalg er gældende for nu.

Der gives en opmærksomhed på mulighederne for at kontakte Serviceafdelingen, hvor der er behov for særlige størrelser eller i forhold til graviditet. Henvendelse sker i første omgang til egen leder.

Udvidelse af personaleparkeringen på parkeringshusets niveau +1

Siden d. 9.9.2020 har parkering med personalelicens på parkeringshusets niveau +1 været tilladt døgnet rundt i hele det blå område vist på skitsen nedenfor.

Som en prøvehandling må der fremover parkeres med personalelicens i tidsrummet 14:30 til 7:45 i det gule/blåskraverede område. Udenfor dette tidsrum må der fortsat ikke parkeres med personalelicens i nævnte område.

Prøvehandlingen kan vise behov for at justere lidt i tidsrummet, men ventes ellers at blive permanentgjort.

Nye skilte til hele området er under produktion, og ventes opsat i løbet af juni 2024, hvorefter udvidelsen offentliggøres på hospitalets intranet, og oversigten over personaleparkering opdateres samtidigt.

Nye skilte på vej til parkeringspladsen ved Sundvej/DKC-bygningen

På den lille trekantede parkeringsplads foran DKC-bygningen er det allerede i dag tilladt at parkere med personalelicens. Det blev udmeldt på intranettet d. 18.9.2020 og oversigten over personaleparkering på intranettet ændret så den afspejler dette.

Idet der var tale om en prøvehandling, så var aftalen med OPP-leverandøren der driver parkeringen på hospitalets område, at skiltene i første omgang ikke blev udskiftet. Idet ordningen er blevet permanentgjort, ændrer vi nu skiltene, så det fremgår at der må parkeres med personalelicens på nævnte parkeringsplads, døgnet rundt. Med de nye skilte forventes langt flere medarbejdere at benytte parkeringspladsen, end tilfældet er i dag, hvor der er mange ledige p-pladser.

Nye skilte ventes ligeledes på plads i løbet af juni 2024, hvorefter det offentliggøres på hospitalets intranet. Oversigten over personaleparkering er som nævnt opdateret.

HMJ fremsætter ønske fra Røntgen og Skanning om at man må holde dér til kl. 8.00 i stedet for kl. 7.45. Der lyttes til ønsket, der vil blive taget med, når det efter en periode evalueres om de nye regler for parkering på niv. 1 giver mening for personale og patienter.

Eventuelt:

• Der spørges ind til kompensation til afdelingerne for HMU repræsentantskab: Hvor stort er beløbet og hvad går pengene til? Det aftales, at der gives en skriftlig tilbagemelding på kommende møde.
• I forlængelse af tyveriet i hospitalets cykelkælder, hvor tyvene havde pillet en rude ud for at tiltvinge sig adgang, er ruderne nu blevet sikret med indbrudssikre skruer.
• Kan der indgås aftale med lokalt cykelværksted om servicering af cykler på arbejdspladsen?

LHJ takker af, da dette er sidste HMU møde med LHJ som formand: HMU er noget helt særligt og har været det i alle årene. Der er en god og konstruktiv, åbenhjertet dialog. LHJ opfordrer til fortsat at værne om HMU, for det er en af hjørnestenene i hospitalets udvikling. LSP takker ligeledes LHJ for samarbejdet og ønsker hende held og lykke fremover.

Kommunikation fra mødet:

• NDIS: HMU fik en orientering om, at der løbende arbejdes på at forbedre loginoplevelsen for medarbejderne i RM. Der henvises til følgende nyhed på intranettet: https://intranet.rm.dk/kommunikation/udgivelser-og-medier/midt-info/nyheder-2024/maj-2024/nu-kan-du-slippe-for-et-klik-ved-login/
• Employer branding og hospitalets kernefortælling: Der er udarbejdet et nyt employer branding koncept for RM, herunder en kernefortælling for RHH og budskabsbanker. HMU har på mødet givet input til hospitalets kernefortælling.
• Surveys vedrørende deltidsansatte og seniorer: HMU har drøftet to surveys vedrørende mulighederne for at få deltidsansatte op i tid samt få seniorer til at blive længere på arbejdspladsen. Der nedsættes en arbejdsgruppe under HMU til at arbejde videre med input til, hvordan der på tværs af hospitalet kan arbejdes videre med disse opmærksomheder.
• Nyt arbejdsplanlægningssystem: HMU blev på mødet præsenteret for nogle af de muligheder, der ligger i PDC Plan, i forhold til arbejdstidsplanlægning og mere individualiserede ønsker til arbejdstilrettelæggelsen. Systemet er i gang med at blive implementeret på hele hospitalet i forskellige pakker.

Næste møde i HMU afholdes den 20. august 2024, og her vil en repræsentant fra ledersiden være ordstyrer.

.