Der planlægges med afholdelse af HMU døgnseminar den 9. og 10. september.

Det foreslås, at døgnseminaret gennemføres i lighed med tidligere år, hvor deltagerkredsen er HMU repræsentanter og suppleanter. Der planlægges med temadrøftelser på førstedagen (9. september) afsluttende med middag. Herefter tager suppleanterne hjem, mens HMU repræsentanter kan blive og overnatte. Dag 2 afholdes der ordinært møde og afsluttes med frokost.

Overordnet tema for døgnseminaret

Formandskabet har haft en indledende dialog om mulige temaer. Eksempler på temaer er sundhedsstruktur og fleksibilitet. Der er desuden modtaget forslag om 'anvendelse af teknologi/kunstig intelligens' som tema.

Et andet formål med seminaret, end det rent faglige, er det relationelle og sammenhængskraften i HMU. Det er vigtigt for at få et godt afsæt for det kommende HMU arbejde, hvor der potentielt er flere nye medlemmer efter valget i 1. kvartal i indeværende år.

Planlægningsgruppe

Der nedsættes en gruppe med henblik på planlægning af døgnseminaret. Foruden formandskabet indgår HR-chef Lene Krag og HR-konsulent Marie Kjær Sørensen i planlægningsgruppen. Derudover skal der udpeges 2 medarbejderrepræsentanter og evt. 1 ledelsesrepræsentant til arbejdet. Planlægningsgruppen mødes 2-3 gange frem mod afholdelse af seminar.

Der er i øjeblikket stor bevågenhed i forhold til håndtering af personoplysninger på de sociale medier. Det gælder både i forhold til virksomhedsprofilerne (hospitalets, afdelingernes og afsnittenes profiler) og medarbejdernes egen brug af sociale medier som kommunikationskanal.

Regionen, herunder Region Midtjyllands Styregruppe for Informationssikkerhed, under Informationssikkerhedsudvalget, har derfor skærpet sit fokus på brugen af sociale medier, og anerkendt, at der både er behov for mere oplysning og lokal debat om brug af

sociale medier som kommunikationskanal.

I forhold til virksomhedsprofilerne (hospitalets, afdelingernes og afsnittenes profiler), hvor Region Midtjylland er dataansvarlig, så har regionen netop publiceret en retningslinje for området.

Den nye retningslinje slår i korte træk fast, at:

• Vi fortsat skal være påpasselige med ikke at publicere personoplysninger af patienter på sociale medier uden gyldigt samtykke.
• Det som udgangspunkt ikke er tilladt at bringe personoplysninger (herunder billedmateriale) om patienter på sociale medier – også selvom, der er indhentet skriftligt samtykke.
• Et samtykke altid skal være frivilligt og gyldigt (om borgeren er i et behandlingsforløb og/eller et afhængighedsforhold til regionen).
• Det i ’visse tilfælde kan være muligt at publicere personoplysninger, når der er indhentet skriftligt samtykke’.

I tillæg til den nye regionale retningslinje, så har hospitalsledelsen besluttet, at 'Kodeks for sociale medier, Regionshospitalet Horsens' fra maj 2024 fortsat er gældende som lokal tilføjelse. Det betyder, at vi som hospital fastholder et forbud mod at publicere personoplysninger i form af fotos og videoer af patienter på hospitalets, afdelingernes og afsnittenes sociale medie-profiler.

Beslutningen er bl.a. taget ud fra det hensyn, at hospitalets bidragydere til SoMe-indhold fortsat kunne fokusere på at producere godt indhold og ikke på løbende at dokumentere samtykker og gennemgå gamle opslag for sletning af fotos og video med personoplsyninger. Det kræver det nemlig, hvis man skal publicere et opslag med personoplysninger jf. den nye retningslinje. Endvidere har vi her på RH Horsens siden Datatilsynets afgørelse i november 2023, hvor AUH modtog alvorlig kritik for anvendelse af billeder med personoplysninger, haft et forbud på mod brug af billeder og video med patienter, og det har i praksis vist sig - i langt de fleste tilfælde - at være muligt at finde gode alternativer til patientfotos. Derfor ændrer vi ikke praksis.

Det er dog jf. kodeks'et fortsat muligt at bringe billeder og video, der viser et udsnit af patienten (fx. en babyfod, en hånd, en arm), hvis patienten ikke er identificerbar og har givet skr. samtykke, og den tilhørende tekst ikke indeholder yderligere personoplysninger.

I forhold til medarbejdernes (sundhedsansattes) egen brug af sociale medier, så er det også vigtigt at kende til grænsen for, hvad der er hensigtsmæssigt og lovligt at publicere på medarbejdernes egne sociale medier, og hvad man som ansat må vidergive af oplysninger om patienter i grupper, kommentarer og debatter. Regionens Styregruppe for informationssikkerhed har derfor igangsat en awareness-kampagne med bl.a. mail og en powerpoint-præsentationen (begge vedhæftet), der uddyber de væsentligste pointer ud fra hensynet til både tavshedspligt og databeskyttelse.

De vigtigste opmærksomhedspunkter i forhold til at sikre vores medarbejdere bedst muligt er:

• Følsomme personoplysninger, herunder fotos og videoer af patienter, må aldrig deles hverken på åbne profiler eller i lukkede grupper som fx på Messenger. En beskedtråd i Messenger er altså ikke en sikker kanal.
• Samtykke fra patienter kan som udgangspunkt ikke bruges som grundlag for deling af personoplysninger som fx. et foto, da en patient i behandling er i en sårbar position og kan føle sig presset til at afgive samtykket.
• Det er meget svært at sikre patienter fuld anonymitet. Som sundhedsansatte skal vi derfor altid undgå at videregive personlysninger om en patient i et aktuelt behandlingsforløb - på de sociale medier.

I powerpointen gennemgåes det også, hvordan et brud på persondatasikkerheden skal håndteres.

• Retningslinjer for brug af sociale medier i Region Midtjylland.pdf
• Håndtering af personoplysninger på sociale medier.pptx
• VS Awareness om brug af sociale medier

Hospitalsledelsen og næstformand Liselotte Svane Pedersen orienterer, som oplæg til drøftelse, om den nuværende situation i huset, herunder eventuelle opmærksomheder og tiltag, der er gjort siden sidst.

Hospitalsledelsen orienterer om nyt fra koncernledelsen.

Der har ikke været afholdt RMU-møde siden seneste møde i HMU. Første møde i RMU i 2025 er den 21. marts.

Det særlige udvalg for personale, som er nedsat af regionsrådet, har udarbejdet en afrapportering fra udvalgets første tid, som bl.a. indeholder en række anbefalinger, der sigter mod at bidrage til at sikre tilstrækkeligt personale nu og i fremtiden. Anbefalingerne blev i september godkendt af regionsrådet, og de omhandler flere temaer, der også tidligere er drøftet i MED-systemet. Vedlagt punktet er henvendelse til HMU-formandskaberne samt plancher om udvalgets arbejde og anbefalinger. Opmærksomheden henledes særligt på de internt rettede anbefalinger målrettet ledelses- og MEDsystemet (planche 8-11).

HMU formandskabet har drøftet de forskellige elementer i afrapporteringen og ønsker at drøfte disse over flere møder i HMU, så fokus kun er på én anbefaling ad gangen. I første omgang tages hul på drøftelsen vedrørende fortsat tilknytning af seniorer, idet ét af hovedbudskaberne er, at en stor andel af seniorer gerne vil fortsætte med at arbejde i et eller andet omfang fremfor/supplerende til pension/efterløn.

Survey om seniorer

Survey om seniorer, som også tidligere er drøftet i HMU, viser, at over 80 % af medarbejdere på 60+ år signalerer interesse for at forsætte i sit job, hvis der kan tages individuelle hensyn til fx ønsker om arbejdstider og deltid. "Udvalg for Personale" peger på:

• Ledere og kolleger anerkender og signalerer ønsker om seniorers fortsatte tilknytning
• Vigtigt med dialog fx ved udviklingssamtale/MUS
• Indflydelse på arbejdstid, jobindhold og mulighed for deltid er vigtigt for mange
• Eventuelt mulighed at blive vikar i ”egen” afdeling

Dialog i MED

Udgangspunktet for anbefalingerne fra "Udvalg for Personale" handler, som nævnt ovenfor, om at sikre tilstrækkeligt personale nu og i fremtiden. Selvom RH Horsens lige nu er bedre rustet på arbejdskraft end for kort tid siden, er det vigtigt at arbejde videre med at øge arbejdskraften for at sikre sundhedsvæsnet som helhed på den lidt længere bane. HMU bedes derfor drøfte:

• Har vi på RH Horsens gang i nogle nye og gode tiltag, som kan pege ind i det, som "Udvalg for Personale" adresserer?
• Er der forslag til nye tiltag?
• Kan og vil HMU beslutte konkrete tiltag på området?

Formandskabet foreslår, at HMU beder LMU'erne drøfte, hvorledes der kan arbejdes med fortsat tilknytning af seniorer i afdelingen, herunder nuværende indsatser og forslag til fremtidige indsatser. HMU bedes derfor også drøfte, hvordan en ramme for drøftelserne i LMU kan tage sig ud: Hjælpespørgsmål, tilbagerapportering til HMU etc.

• VS Anbefalinger fra det politiske Udvalg for personale
• Præsentation - UFP første anbefalinger ny.pptx

Hospitalsledelsen orienterer om hospitalets økonomiske situation, herunder årsresultatet for 2024.

Den 18. november 2025 er der valg til både Regionsrådet og byrådene. Regionssekretariatet har derfor udarbejdet notatet ’Samarbejde med kandidater ved regionalvalg’ (vedhæftet).

Notatet sætter rammerne for, hvordan vi i valgperioden samarbejder med opstillede kandidater, og det bygger på to grundlæggende principper om dels at sikre ens behandling af alle kandidater og kandidatlister i perioden, og dels at samarbejdet i form af fx. vælgermøder, besøg og distribution af valgmaterialer ikke må forstyrre det daglige arbejde på hospitalet.

De vigtigste opmærksomhedspunkter er oplistet nedenfor, og ellers kan Kommunikationsenheden eller Ledelsessekretariatet kontaktes for spørgsmål og eventuel uddybning.

Regionsrådsvalg 2025:

Valgmateriale
Valgmateriale som plakater og foldere må kun distribueres internt på hospitalet ifm. en konkret valgaktivitet som fx et vælgermøde. Ellers ikke.
Udendørs må valgmaterialer godt distribueres (fx foldere), og der må også optages film. Dog må valgplakater ikke opsættes på hospitalets område (kun hvis der er tale om fx private fællesveje).

Lokaler til valgaktiviteter

Vi kan blive spurgt, om vi vil låne lokaler ud til valgaktiviteter som fx vælgermøder. Det afgør Hospitalsledelsen, og Regionssekretariatet orienteres om møderne på forhånd. Typisk er regionen selv vært ved mindst et vælgermøde her på hospitalet.

Udlevering af informationer
Opstillede kandidater kan efterspørge information om hospitalet. Vi må udlevere eksisterende og allerede tilgængelig information fx via hjemmesiden. Der må ikke udarbejdes nyt materiale tilpasset specifikke ønsker, og som skal indgå i valgkampen.

Brug af fotos og film
Hospitalets (og afdelingernes) fotos, film og videoer må ikke bruges til valgformål. Og vi må heller ikke hjælpe med at producere nyt i valgperioden (fx tage et billede ved et besøg, hvis det skal bruges i valgkampen).

Besøg af kandidater
Vi kan blive kontaktet af kandidater, som ønsker at besøge hospitalet i perioden. Hvis der er tale om nuværende regionsrådsmedlemmer, så skal henvendelsen gå igennem regionsrådsformanden. Hospitalsledelsen afgør herefter, om besøget kan finde sted.

Regionssekretariatet skal som udgangspunkt kontaktes inden besøget bl.a. med henblik på at afklare, om Regionsrådet skal være repræsenteret ved det samme besøg. De vil også gerne informeres om forventet pressebevågenhed.

Når en medarbejder stiller op
Hvis en medarbejder på hospitalet vælger at opstille, er det vigtigt, at vedkommende optræder som ’sig selv’ og ikke kan forveksles som repræsentant for hospitalet/regionen. Kandidaten bør derfor ikke optræde i fx kittel, med RM-navneskilt osv. ved fx vælgermøder og i medierne.

• Samarbejde med kandidater ved regionalvalg

Næste møde i HMU afholdes den 7. april 2025, og her vil en repræsentant fra ledersiden være ordstyrer.

Punkter til kommende møder:

• Årlig sygefraværsdrøftelse
• Onboarding-konceptet