Organisering af MEDudvalg på Regionshospitalet Horsens

MED står for medbestemmelse og medindflydelse, og i de forskellige udvalg i MEDsystemet sidder både leder- og medarbejderrepræsentanter.

Hver afdeling har et lokalt MEDudvalg (LMU), hvor sager omkring sikkerhed, arbejdsmiljø, organisering af arbejdet, besparelser, personalepolitikker og lignende typisk diskuteres.

Herudover har hospitalet et HovedMEDudvalg (HMU), der mødes 6 gange om året. Regionen har derudover et overordnet MEDudvalg (RMU), hvor en leder- og ofte også en medarbejderrepræsentant fra hospitalets HMU deltager.

Regionshospitalet Horsens har valgt at anvende MED-systemet, hvor sikkerheds- og samarbejdsspørgsmål behandles i et en-strenget system. Ved at benytte MED som et samlet forum for medarbejderindflydelse, sikkerhed og arbejdsmiljø, sikres det, at der kommer en naturlig sammenhæng og dialog om de emner, der tilsammen har stor indflydelse på den enkeltes arbejdssituation. Desuden styrkes arbejdet med arbejdsmiljøet, da det er højt prioriteret konstant at efterleve arbejdsmiljølovens bestemmelser som minimumsstandarder.

Information skal ske på så tidligt et tidspunkt, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse og på en måde, så medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og politikernes beslutninger. Der skal ske en koordinering mellem Regions-MEDudvalget, Hoved-MEDudvalget og Lokal-MEDudvalgene, så informationer og informationsveje mellem udvalgene er tydelige og tilgængelige.

I Hoved-MEDudvalget ønsker vi at arbejde med, for hospitalet, væsentlige overordnede emner og problemstillinger såsom kulturen på arbejdspladsen, arbejdsglæde, arbejdsmiljø, faglig udvikling, rekruttering og fastholdelse af kompetente medarbejdere – alt sammen til glæde og gavn for patienter, borgere og ansatte.

Referater

Se alle dagsordener og referater fra dette mødeforum

Referat
til
mødet i RHH HMU
den 5. december 2022 kl. 12:00
i Den Blå Sal

Ordstyrer: oversygeplejerske Caroline Riis Mågård


Sagnr.: 1-00-3-22

1. Deltagere (2 minutter)

Beslutning

Til stede på mødet er:

Hospitalsdirektør Lisbeth Holsteen Jessen (formand) – LHJ

Lægefaglig direktør Nils Falk Bjerregaard – NFB

Sygeplejefaglig direktør Mette Ringtved – MR

HR-chef Lene Krag – LKR

Chefsygeplejerske Marie-Louise Ulsøe – MLU

Chefsygeplejerske Birgitte Bigom Nielsen – BBN

Cheflæge Karsten Krøner – KK

Oversygeplejerske Caroline Riis Mågård – CRM

Overlæge Lise Svenningsen – LS

Social- og sundhedsassistent Liselotte Svane Pedersen (næstformand) – LSP

Sygeplejerske Niels Jørgen Nielsen – NJN

Sygeplejerske Randi Hvarregaard Pedersen – RHP

Serviceassistent Hedvig Sólsker – HS

Bioanalytiker Annet Holdesen Vind – AHV

Ergoterapeut Anne Marie H. Sigh – AMS

Sygeplejerske Nanna Dahl Mørk Iversen – NDMI

Sygeplejerske Frederikke Dannemann Lydiksen – FDL

HR-konsulent Marie Kjær Sørensen (referent) – MKS


Kommunikationschef Mette Vestergaard Rasmussen deltager under punkt 7.

Oversygeplejerske Tina Le Fevre deltager under punkt 8.

Arbejdsmiljøkonsulent Anja Frøkjær deltager under punkt 9.


Der er afbud fra:

Chefterapeut Rikke Møller Jensen

Chefradiograf Louise Duedahl

Sygeplejerske Jannie Covarrubias

Læge Esben Stistrup Lauritzen

Bioanalytiker Susanne Flensborg Jørgensen


Formandskabet byder velkommen til Frederikke Dannemann Lydiksen, der som nyvalgt suppleant til HMU deltager i sit første møde.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

2. Referat fra HMU-møde (2 minutter)

Administrationen indstiller,

at HMU godkender referatet fra møde i HMU den 31. oktober 2022.

Beslutning

Godkendes uden bemærkninger.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

3. Referat fra LMU (1 minut)

Administrationen indstiller,

at HMU tager referaterne fra LMU til efterretning.

Sagsfremstilling

Referater fra LMU-møderne kan ses via nedenstående link:


./.


http://horsens.intranet.rm.dk/om-hospitalet/referater-overordnet/lmu-linkoversigt/


Vær opmærksom på, at linket ikke virker direkte fra referatet, men at adressen skal kopieres ind i søgelinjen på internettet for at komme til LMU-referaterne.

Beslutning

Ingen bemærkninger.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

4. Nyt fra Regions-MEDudvalget og koncernledelsen (10 minutter)

Administrationen indstiller,

at HMU tager orienteringen til efterretning.

Sagsfremstilling

Formand Lisbeth Holsteen Jessen orienterer. Medarbejdersiden supplerer orienteringen vedr. RMU.

Beslutning

Nyt fra Regions-MEDudvalget:

Der er RMU møde i den kommende uge (12. december). Der har i øvrigt ikke været møder i RMU siden seneste orientering i HMU.


Nyt fra koncernledelsen:

  • Sammensætningen af direktionen i Region Midtjylland er nu faldet på plads. Helene Bilsted Probst og Poul Michaelsen bliver henholdsvis lægefaglig koncerndirektør og koncerndirektør i Region Midtjylland.
  • Hospitalet havde besøg af direktionen og Regionsrådet i sidste uge. De var både rundt på besøg i afdelingerne samt fik oplæg ved udvalgte ledere, der fortalte om arbejdet med kvalitet, Sammen om Opgaven, hospitalsstrategien etc. Hospitalsledelsen vurderer, at politikerne fik et godt indtryk af hospitalet som helhed.


Nye i hospitalets afdelingsledelseskreds:

Afdelingsledelseskredsen på hopspitalet er nu blevet fuldtallig igen. Der er i løbet af november faldet følgende aftaler på plads med nye gode kræfter:

  • Kirstine Leth Hjort er ansat som chefsygeplejerske i Akutafdelingen pr. 15. januar 2023.
  • Kirsten Rytter Knudsen er ansat som servicechef pr. 1. december 2022.
  • Louise Wamberg er ansat som cheflæge i Medicinsk Afdeling pr. 1. december 2022.
Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

5. Økonomi og aktivitet (5 minutter)

Administrationen indstiller,

at HMU tager orienteringen til efterretning.

Sagsfremstilling

Formand Lisbeth Holsteen Jessen orienterer om hospitalets økonomi og aktivitet.

Beslutning

Der er ikke sket så mange ændringer siden seneste orientering i HMU, men der er dog en lille forbedring i forhold til det forventede resultat. Senest fortalte LHJ, at der forventes et overforbrug på 25 mio. kr.: det er nu nede på 18 mio. kr. Ændringen skyldes, at Regionsrådet tilfører hospitalerne ekstraordinære midler på baggrund af bl.a. hospitalernes ekstraordinært høje sygefravær i 2022 som føge af Covid-19. Samtidig er nogle afdelinger blevet kompenseret for Covid-udgifter, hvilket giver mindre overforbrug på afdelingsbudgetterne, og på visse områder er energipriserne også faldet lidt igen.


Hospitalet ser fortsat ind i et nyt år med et stort fokus på budgetoverholdelse. Det vides fortsat ikke, om hospitalerne i 2023 bliver kompenseret for Covid-udgifter.


Der har generelt været fokus på at reducere på energiforbruget på hospitalet. I forlængelse af dette, har hospitalsledelsen har bedt Service og Teknik samt Fysio- og Ergoterapien se på varmtvandsbassinet: vi er det eneste akuthospital, der har et varmtvandsbassin som tilbud til patienterne. Hospitalsledelsen forventer at træffe beslutning om at lukke bassinet.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

6. Sidste nyt fra huset (20 minutter)

Administrationen Indstiller,

at HMU drøfter status i huset.

Sagsfremstilling

Hospitalsledelsen og næstformand Liselotte Svane Pedersen orienterer, som oplæg til drøftelse, om den nuværende situation i huset, herunder eventuelle opmærksomheder og tiltag, der er gjort siden sidst.

Beslutning

Medarbejdersiden har forud for HMU mødet drøftet status i huset og aftalt, at bringe følgende opmærksomheder frem på mødet:


1. Der er mange langtidssygemeldinger og meget højt sygefravær i det hele taget. Særligt i de medicinske afsnit.

2. Generelt fra medarbejdergruppen er der bekymring for overholdelse af arbejdsmiljøreglerne (ift. arbejdsplanlægning) pga. vakancer, langtidssygemeldinger, mange vagter og dårlig bemanding. Der ændres meget i vagtplanerne og med kort varsel ligesom mange ledige vagter udbydes til FEA honoring. Lægegruppen bemærker også travlheden og den dårlige bemanding – og støtter op om plejepersonalet: ordinationer og TOKS-målinger bliver udført sent. Det opleves, at plejegruppen ikke kender sine patienter.

NFB spørger ind til dialogen på afdelingen? LSP fortæller, at der i hvert fald på MS2 har været løbende dialog med ledelsen, blandt andet ifm. påbuddet fra Arbejdstilsynet. Men at det er vanskeligt på flere parametre.

LS fortæller, at der lige nu opleves en positiv spiral på MS1, hvor medarbedere på barsel har meldt, at de gerne vil komme tilbage. Der er derfor lys for enden af tunnelen.


MR italesætter, at der er mange ting/udfordringer i spil; fravær, vakancer, manglende kompetencer, arbejdsplaner, etc. MR fortæller, at hun den seneste tid har været en del i klinik. Der har været mange gode oplevelser, men det er også tydeligt, at der er nogle steder, hvor vi har brug for at stoppe op og overveje, om vi gør det rigtige. Det drøftes derfor bl.a. i chefforum, om vi kan gøre nogle ting på nye og bedre måder.

NFB anerkender udfordringerne og spørger ind til, hvordan vi kommer videre på en god måde? HMU kan ikke løse udfordringerne, men det er vigtigt, at HMU ved, at der arbejdes videre med problemstillingerne. Hospitalsledelsen vil bringe HMU's opmærksomheder tilbage til afdelingsledelsen mhp. handling.

LHJ anerkender, at det er svært at stå i som medarbejdere. Hospitalsledelsen forsøger på tværs af huset at balancere tingene så godt som muligt. Flere steder er udfordret. På husniveau er der forsøgt at tage hensyn til ønskerne fra Medicinsk Afdeling ift. ikke at åbne vintersenge – og hvordan håndterer vi så det, for patienterne kommer? Det snakker ledelsen om fx i regi af Sikkert Patientflow. Der arbejdes således videre med flere forskellge tiltag, som dog desværre tager lidt tid, før vi kan se effekterne af.


Også politisk er der kendskab til hospitalernes udfordringer. Regionsrådet har nedsat et udvalg for personale, som ser på udfordringerne i sundhedsvæsnet, og selvfølgelig også på de steder, hvor man er lykkedes med at finde gode løsninger, så vi kan lære på tværs.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

7. Præsentation af strategien (25 minutter)

Administrationen indstiller,

at HMU tager den nye grafiske fremstilling af hospitalets strategi og figuren til efterretning.
at HMU drøfter de elementer, som forventes at indgå i implementeringsplanen for strategien.

Sagsfremstilling

På HMU- og AL-møderne i august blev den nye strategi for RH Horsens drøftet.


Her blev strategi-arbejdsgruppens oplæg til fire nye strategispor godkendt i form af 'Mere menneske', 'Større Sammenhæng', 'Mere faglighed' og 'Stærkere relationer'. Det er de spor, som vi skal forfølge for at sikre et hospital, der også er attraktivt i fremtiden som både behandlings- og uddannelsessted, som arbejdsplads og som samarbejdspartner i fx. klyngesamarbejdet.


På møderne i august blev det første udkast til en grafisk fremstilling af strategien også præsenteret. Her var afdelingsledelsernes input bl.a., at det traditionelle strategihus gerne måtte få et løft i form af en mere dynamisk grafik, og at medarbejderne ikke skulle være placeret i 'bunden af huset', selv om hospitalets medarbejdere og ledere udgør selve fundamentet for fremtidens attraktivt hospital. Det var ligeledes et ønske, at de pårørende skulle indgå i grafikken.


De input har strategi-arbejdsgruppen sidenhen arbejdet videre med, og resultatet er figuren nedenfor som et billede på og sammenfatning af hospitalet strategi.


Regionshospitalet Horsens som fremtidens attraktive hospital og arbejdsplads:



Strategien henvender sig både til hospitalets medarbejdere og patienter:

(og til hospitalets øvrige interessenter)

Attraktiv arbejdsplads Attraktivt behandlingssted


Betydningen af strategisporene ift. hhv. medarbejdere og patienter:



Der arbejdes nu på en plan for, hvordan vi får strategien ud at leve på hospitalet, og hvordan vi får tænkt strategien sammen med hospitalets innovations-, transformations- og forbedringsindsatser.


Elementer i implementeringen af hospitalets strategi forventes bl.a. at blive:


  • Præsentation af strategien for AL og HMU, december 2022
  • Kick off på strategien for alle husets medarbejdere ved en event i kantinen, januar 2023
  • Præsentation af strategien + workshop på nytårskuren for hospitalets ledere, januar 2023
  • Afdelingsledelserne står selv for at præsentere og arbejde videre med strategien i egne afdelinger. LMU'erne er lovet en tilbagemelding på de input, de tidligere er kommet med til strategien, primo 2023.
  • Der arbejdes med præsentation af strategien + evt. workshops i de faglige udvalg - MVU, Overlægerådet, mellemledernetværket mv., primo 2023.
  • Nyheder om lancering af hospitalets strategi på diverse kanaler som hjemmeside, intranet og nyhedsbrev, primo 2023.
  • Opfølgning på strategiarbejdet i diverse fora, herunder et symposium på tværs af hospitalet, primo 2023.
  • Formidling af den nye strategi via information på hospitalets intranet, hjemmeside samt via plakater, powerpoints og gocards (postkort), primo 2023.
  • Der arbejdes desuden på at få trykt ens trøjer med logo til Beringstafetten, sommeren 2023.


Sådan har vi udarbejdet strategien:

  • RH Horsens tog i 2021 fat på at udarbejde en ny strategi. Baggrunden var et ønske blandt hospitalets medarbejdere og ledere om en fælles retning og forståelse for, hvor hospitalet skal bevæge sig hen – et ønske, som bl.a. blev fremsat på HMU's temadag i september 2021.
  • Kravet til den nye strategi har bl.a. været, at den skulle sætte retning, skabe sammenhængskraft samt udgøre et prioriteringsredskab. Derudover skulle den tale til både hjerne og hjerte og henvende sig til både patienter, pårørende, medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere.
  • Patienter og medarbejdere har som hospitalets vigtigste interessenter været inddraget i udformningen af strategien. Begge grupper har givet input til, hvad der skal kendetegne RHhospitalet Horsens som attraktivt hospital i fremtiden, og hvordan vi skal arbejde på at realisere det.
  • De mange input fra patienter og medarbejdere er blevet sammenholdt med mål- og rammesætningerne for fremtidens sundhedsvæsen som beskrevet i bl.a. den nye sundhedsreform, og som ligeledes er rammesat af nationale og regionale politikker.
  • Resultatet er en strategi, hvor vi sammen skaber fremtidens attraktive hospital for både patienter, pårørende, medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere ved at fokusere på 'Mere menneske', 'Større sammenhæng', 'Mere faglighed' og 'Stærkere relationer'.

Beslutning

Strategien er endeligt besluttet efter drøftelser i HMU og i afdelingsledelseskredsen.

Noget af det, der er vigtigt at holde fast i, er at RH Horsens ikke kun skal være et attraktivt sted for patienterne, men i høj grad også for personalet. Strategien er et forsøg på at udstikke en retning frem til 2025. Det er indsatsområder, som vi ønsker at arbejde med for at blive endnu bedre som arbejdsplads og som hospital.


Mere menneske, større sammenhæng, stærkere relationer og mere faglighed skal gælde for både patienter og medarbejdere. Strategien og dens indsatser skal ikke kun tale til hovedet, men også til hjertet.


Kort om processen

RH Horsens tog i 2021 fag på at udarbejde en ny strategi:

  • Baggrunden var et ønske blandt hospitalets medarbejdere og ledere om en fælles retning og forståelse for, hvor hospitalet skal bevæge sig hen – et ønske, som bl.a. blev fremsat på HMU's temadag i september 2021.
  • Kravet til den nye strategi har bl.a. været, at den skulle sætte retning, skabe sammenhængskraft samt udgøre et prioriterings-redskab. Derudover skulle den tale til både hjerne og hjerte og henvende sig til både patienter, pårørende, medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere.
  • Patienter og medarbejdere har som hospitalets vigtigste interessenter været inddraget i udformningen af strategien.
  • De mange input er blevet sammenholdt med mål- og rammesætningerne for fremtidens sundhedsvæsen som fx i den nye sundhedsreform, og som også er rammesat af nationale og regionale politikker.


Udvalgte elementer i implementeringen

  • Kick-off ved event i kantinen, formentlig den 24. januar 2023 (samme dag som ledelseskredsens nytårskur, hvor strategien også præsenteres).
  • Tilbagemeldinger til LMU'erne om, hvordan deres input kan ses, i 1. halvår 2023
  • Lokalt arbejde med strategien i både afdelingsledelserne og i LMU'erne primo 2023
  • Formidling via plakater, gocarts, powerpoints, trøjer til Beringsstafetten etc.
  • Vidensdeling ifm. symposium


HMU er generelt positive over for den nye strategi og finder det glædeligt, at medarbejderne fylder så forholdsvis meget i strategiens fokus. Enkelte kan måske føle strategien som et pres (mere, større, stærkere…), og derfor er det vigtigt at uddybe lidt mere, hvad der menes med de forskellige indsatser og baggrunden for, at strategien er kommet til at se ud, som den gør. Hospitalsledelsen fortæller, at strategiens nuværende form er et produkt og en anerkendelse af de ønsker og opfordringer til strategien, som er kommet ind fra medarbejderne efter høring i LMU'erne. Strategien stiller ikke kun krav til den enkelte, men også til organisationen ift. medarbejderne.


HMU er desuden positive over, at der lægges op til tilbagemeldinger til de enkelte LMU'er i forhold til de input, som er kommet derfra tidligere i processen. Det kan være med til at sikre opbakning og ejerskab. MLU gør opmærksom på, at LMU formandskaberne og afdelingsledelserne har en opgave i at sikre den rette tilbagemelding i egen afdeling ift. den måde, som man lokalt besluttede at sende høringen ud til medarbejderne.


Det er vigtigt, at det lokalt overvejes, hvordan strategien bedst kommer ud at leve. Der er gode muligheder for, at man kan hhv. prioritere og folde strategien så meget ud, som det giver bedst mening i egen afdeling. LHJ pointerer, at man ikke skal sætte mere i gang lokalt end man kan overkomme. Man kan tage det skridt for skridt.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-4-135-21

8. Onboarding koncept på Regionshospitalet Horsens (50 minutter)

Administrationen indstiller,

at HMU godkender onboarding-programmet.

Sagsfremstilling

RH Horsens oplever et stort personaleflow og har derfor prioriteret iværksættelse af et ensartet onboarding-program på hospitalsniveau for alle nye medarbejdere uanset faggruppe.


Onboarding er mere end introduktion til arbejdspladsens opgaver og arbejdsgange.


Onboarding er en række obligatoriske indsatser, som foregår i en løbende proces over 6-12 mdr. efter medarbejderens ansættelse. Via en god og tæt dialog mellem lederen, en mentor, evt. en introduktionsansvarlig/vejleder - og den nye medarbejder fokuseres der fra start på medarbejderens motivation i jobbet.


Onboarding har desuden et bredere fokus, der omfatter hospitalets kultur og værdier, ligesom det er centralt, at den nye medarbejder hurtigt bliver en del af afdelingens sociale og faglige netværk, oplever at blive en værdifuld del af det daglige arbejde og opnår selvstændig handlekompetence.


Formålet med Onboarding-programmet er:


  • Øget jobtilfredshed
  • Fastholde motivation
  • Større engagement i arbejdet
  • Lavere medarbejderomsætning
  • Mere værdifulde faglige præstationer
  • Mindre stress


Udkast til onboarding-programmet blev godkendt af AL-kredsen i foråret 2022, hvorefter der blev nedsat en arbejdsgruppe med ledelses- og medarbejderrepræsentanter, som alle i det daglige er tæt på onboarding-processer med nye medarbejdere. Arbejdsgruppen har siden arbejdet mere i dybden med rammer og indhold af onboarding-programmet, som indeholder to elementer:


  • Potentialesamtale (en meningsdannende samtale med fokus på medarbejderens motivation)
  • Mentorordning (skabe tryghed og fælles forståelse)


Undervejs har arbejdsgruppens medlemmer drøftet programmet og det tilhørende materiale med kolleger i de forskellige afdelinger og flere af arbejdsgruppens medlemmer har desuden afprøvet konceptet ved onboarding af nye medarbejdere. Tilbagemeldingerne er overvejende positive og blevet grundigt drøftet i arbejdsgruppen. Hvor det har været relevant, er materialet blevet præciseret eller ændret.


Efter forventet godkendelse i AL-kredsen og HMU ultimo 2022, vil det nye onboarding-program blive lanceret i begyndelsen af februar 2023, hvorefter der vil blive inviteret til workshops for mentorer og ledere. På disse workshops vil onboarding-programmet, de tilhørende materialer og støtteværktøjer til potentialesamtalen og mentorordningen blive præsenteret, således at medarbejdere og ledere er godt klædt på til at anvende det nye program.


Materialerne, som beskriver onboarding-programmet, eftersendes som bilag. Efter forventet godkendelse i AL-kredsen og HMU, vil materialerne blive udarbejdet med samme grafiske layout som strategien for Regionshospitalet Horsens.


Kommissorium og one-pager, som beskriver baggrunden og motivationen for det nye onboarding-program, er vedlagt til orientering.


Arbejdsgruppen fortsætter med at mødes i foråret 2023 med det formål at følge op på udrulningen og erfaringerne med det nye onboarding-program, herunder evaluering og tilpasning af programmet.


I foråret 2023 vil arbejdsgruppen desuden arbejde med det 3. element i Onboarding-programmet:


  • Seks dimensioner for god Onboarding (Kultur, Regler, Netværk, Samarbejde, Kompetence, Resultater)


Elementet med de "Seks dimensioner for god onboarding" er et værdifuldt supplement til onboarding-programmet, hvor man i afdelingen/afsnittet har dialoger om og forholder sig til de seks dimensioner med det formål at stå endnu stærkere som afdeling/afsnit, når nye medarbejdere skal modtages og have de mest optimale betingelser for at lykkes. Dette supplement til onboarding-programmet vil efterfølgende skulle godkendes i HMU og AL-kredsen til foråret.

Beslutning

Baggrund for onboardingkonceptet:

  • På den ene side er det dyrt for en organisation, når en medarbejder skiftes ud. Jo mere erfaring, desto dyrere er de at udskifte. På den anden side er det en slidsom affære for de tilbageværende medarbejdere.
  • Et stort personaleflow er starten på en ond spiral.


Tiltrækning af nye medarbejdere handler i høj grad om et godt arbejdsmiljø, interessante arbejdsopgaver, work-life balance, løn og ansættelsesvilkår samt jobsikkerhed.

Et godt arbejdsmiljø bygges på meningsfuldhed, sociale relationer og balance mellem kompetencer og opgaver.


Kernen i onboarding er motivation. Hvordan får vi fastholdt den motivation? Handler om grundpsykologiske forhold: præcis de samme som for oplevelsen af et godt arbejdsmiljø (meningsfuldhed, sociale relationer og balance mellem kompetencer og opgaver).


Med det nye koncept vender vi blikket fra vores (organisationens, ledelsens og kollegaers) behov til den nye medarbejders behov. Der er besluttet to værktøjer i hospitalets nye onboardingprogram:

  1. Mentorordning
  2. Potentialesamtale

Senere skal vi arbejde med et tredje værktøj, der hænger sammen med de 6 dimensioner for onboarding. Her drøftes blandt andet kultur og værdier.


Erfaringer fra praksis (Akutafdelingen)

Fra et godt introduktionsprogram til succes med onboarding. Tina Le Fevre fortæller om erfaringerne fra Akutafdelingen. I Akutafdelingen har man for små to år siden taget fat på delelementer i onboardingkonceptet, der bruges på Sygehus Lillebælt. Blandt andet potentialesamtaler og mentorordning.


Mentorordning: Nye følges med 2 faste personer i hele introduktionsperioden, hvor man går uden for normeringen. Mentor (særligt omkring det sociale) + følgemakker (det faglige og vagtarbejdet).

  • Mentor er mere end bare faglighed. Det handler om at blive en del af afdelingen og personalegruppen. At lære at kende de praktiske rammer og blive en del af det sociale. Mentor er mentor i et år.
  • De bruges rigtig meget og der skabes et stærkt tillidsbånd.


Potentialesamtale inden for den første uge: hvad motiverer dig, hvem er du, hvad kan du byde ind med osv.?

  • Deltagere i samtalen: medarbejder, nærmeste leder, introduktions- og oplæringsansvarlig og mentor.
  • Oplevelsen er, at det giver god mening. Man lærer hinanden meget bedre at kende. Det skaber en anden tillid og nogle tættere bånd på tværs.


Tilbagemeldinger fra gruppedrøftelser:

Det positive:

  • Det er til at gå til.
  • Systematik er positivt, så alle ved, hvad de går ind til. Tydelighed i forhold til mentorrollen.
  • Positivt at flere har ansvar. De erfarne lærer også noget af at være sammen med de nye.
  • Alle forholder sig i højere grad til sin arbejdsplads.


Gode idéer:

  • Rollebeskrivelser
  • Bedre pre-boarding
  • Opmærksomhed på forskellige behov og i forhold til, at afdelingerne er forskellige, herunder i forhold til størrelse og kultur.
  • Roadmap i forhold til afdelinger, der allerede har flere inititativer, der kører systematisk. Mulighed for at lagre det i eks. eDok.


Det, der virker udfordrende:

  • Mange involverede. Stiller krav til de, der står for introduktionen/onboardingen. I dag er det meget personafhængigt, hvordan det kommer til at gå.
  • Giver det mening i forhold til fx speciallægegruppen?


I forlængelse af drøftelserne godkender HMU onboarding-programmet. MR takker for input og afrunder punktet med at understrege, at onboardinng-konceptet handler om mennesker og ikke om funktioner eller hvor vi er i livet. Derfor giver det også mening i forhold til alle.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-114-21

9. Arbejdsmiljødrøftelse 2022 (55 minutter)

Administrationen indstiller,

at HMU orienteres kort om grundlag for arbejdsmiljødrøftelsen, herunder målene for arbejdsmiljøindsatsen frem til 2030; målet i bæredygtighedsstrategien og de nationale mål for arbejdsmiljø samt regionens fokus for 2023.
at HMU drøfter udviklingen i arbejdsulykker og VTC-hændelser, herunder særligt ulykker for nyansatte.
at HMU drøfter status på målsætninger i arbejdsmiljøaftalen for 2021-2022 og hvilke mål, der skal være for 2023-2024.
at HMU drøfter, om der er indsatser fra den nuværende handlingsplan, som skal fortsætte, og hvilke indsatser handlingsplanen skal suppleres med.
at HMU drøfter og beslutter hvilke indsatser og mål, der skal indgå i hospitalets handlingsplan og -aftale for 2023-2024.

Sagsfremstilling

Status på arbejdsmiljøhandlingsplanen og udvikling i ulykker, VTC og sygefravær

Den nuværende handlingsplan bygger på regionens tidligere fokusområder sikkerhed, sundhed og trivsel. HMU har desuden suppleret med bl.a. livsfasepolitikken, sammenhæng mellem krav og kapacitet m.m. som særlige indsatser i 2022. Den kommende handlingsplan for 2023-2024 skal forholde sig til regionens arbejdsmiljøfokus 2023, til bæredygtighedsstrategiens mål om at halvere fraværsulykker for nyansatte og endelig til de gældende nationale arbejdsmiljømål frem til 2030.


Regionens arbejdsmiljøfokus for 2023

Fokus på psykisk arbejdsmiljø og forebygge risikoadfærd.


De 4 nationale mål for arbejdsmiljø frem til 2030

  • Sikkerhedskultur på arbejdspladser – færre skal udsættes for arbejdsulykker
  • Kemi – færre skal udsættes for farlig kemi på arbejdspladsen
  • Ergonomisk arbejdsmiljø – færre skal udsættes for væsentlige fysiske belastninger
  • Psykisk arbejdsmiljø – færre skal udsættes for væsentlige psykiske belastninger


Regionen har besluttet, at der skal fokus på alle 4 mål. Der er måltal for det psykiske arbejdsmiljø inden for 2 områder: 1) Der skal være 20 pct. færre medarbejdere, som rapporterer ubalance mellem opgaver, indflydelse og udviklingsmuligheder. 2) Der skal være ca. 30 pct. færre medarbejdere, som rapporterer én eller flere krænkende handlinger inkl. vold og trusler. Regionen vil formentlig anvende spørgsmål i trivselsundersøgelserne til at måle udviklingen i det psykiske arbejdsmiljø.


Region Midtjyllands strategi for bæredygtighed

Arbejdsulykker med fravær blandt nyansatte skal halveres inden 2030 set i forhold til 2018. Regionen arbejder på frekvenstal for udviklingen. Indtil videre tager datamaterialet derfor udgangspunkt i de nominelle tal og sammenlignes med udviklingen for øvrige ansatte.


Hospitalets strategi - attraktiv arbejdsplads og uddannelsessted

Endelig kan det være relevant at forholde sig til hospitalets strategiske fokus på hospitalet som attraktiv arbejdsplads og uddannelsessted, når der skal drøftes og besluttes indsatser og mål for arbejdsmiljøet 2023-2024.


Data for udvikling i sygefravær, arbejdsulykker, VTC og psykologisk sikkerhed

  • Sygefravær

HMU har drøftet sygefravær på mødet i oktober. Oversigten i bilaget kan indgå som baggrundsviden i drøftelsen.

  • Arbejdsulykker i alt

Oversigten i bilaget viser, at der er en faldende tendens i antal arbejdsulykker fra 2018 til 2022, når der ses bort fra 2020, som er anderledes pga. covid. De sidste 2 måneder af 2022 er ikke med i data 2022, og udviklingen kan derfor stadig nå at ændre retning.

  • Udviklingen i arbejdsulykker med fravær i frekvenstal

Kurven med frekvenstal for fraværsulykker for alle ansatte har en faldende tendens, når man tager højde for, at 2020 var et særligt år pga. covid. Fra 2019 frem til november 2022, undtaget 2020, flader kurven ud. Frekvenstallene er udregnet som antal ulykker i forhold til pr. mio præsterede arbejdstimer.

  • Arbejdsulykker med fokus på anciennitet og nyansatte

Fraværsulykker for nyansatte skal være halveret i 2030 sammenlignet med 2018 på regionalt niveau. I bilagene er der med 3 plancher sat særligt fokus på udviklingen i arbejdsulykker med og uden fravær for nyansatte sammenlignet med øvrige ansattes ulykker. Alle data for arbejdsulykker er ex. covid, så det er muligt at sammenligne årene.

Tallene viser, at de nyansatte har en relativ stor andel af både ulykker med og uden fravær. Tendensen er stigende fra 2018 til 2022. De nyansattes ulykker stiger, mens de øvrige ansattes ulykker falder. I 2022 til og med oktober har nyansatte lige så mange ulykker med fravær, som de øvrige ansatte har tilsammen.

  • Arbejdsulykker fordelt på kategorier

Den hyppigste arbejdsulykke er en stikskade med smitterisiko i 2021 og 2022 frem til november. Oversigten i bilaget viser desuden, at der er fraværsulykker i alle kategorier, undtagen i kategorierne skader med smitterisiko og traumatiske hændelser.

  • VTC-registreringer

Det vedlagte bilag viser, at der i årets første 10 måneder af 2022 er færre registreringer af tilfælde med vold, trusler og chikane sammenlignet med 2021. Der er desuden færre registreringer af hændelser med den højeste belastningsgrad sammenlignet med 2021. De sidste 2 måneder af 2022 er ikke med i data 2022, og udviklingen kan derfor ændre sig.

  • Evaluering af mål i arbejdsmiljøaftalen 2021-2022

Som det fremgår af vedlagte arbejdsmiljøaftale, er det hospitalets målsætning at reducere ulykker med 20 pct. om året og få en øget positiv score på spørgsmål om psykologisk sikkerhed fra MiniTrivselsmålingen i efteråret 2020 til TULE målingen i 2021.


Målsætning for ulykker
Frem til november 2022 er antallet af ulykker reduceret med 20 pct. sammenlignet med 2021. En endelig sammenligning kan imidlertid først ske, når der er data for november og december 2022.

Målsætninger for psykologisk sikkerhed
Som det fremgår af bilaget, er der sket en positiv udvikling i scoren på det spørgsmål om psykologisk sikkerhed, som er gentaget fra Minitrivselsmålingen i 2020 til TULE målingen i 2021.

LMU'erne har haft til opgave at drøfte og iværksætte en handlingsplan for psykologisk sikkerhed.


Fokus på drøftelser og beslutninger
Data er vedlagt i bilaget og vil ikke blive gennemgået i forbindelse med punktet. Der vil i stedet være fokus på drøftelser i grupper og fælles beslutning om de fremadrettede indsatser og mål.

Der er desuden vedlagt arbejdsmiljøaftale og -handlingsplan 2021-2022.

Beslutning

Anja Frøkjær indleder punktet og beder HMU overveje, udover hvilke mål der skal stilles for 2023-2024, hvordan vi kan måle på det efterfølgende, samt hvilke indsatser, der kan så hænges op på de opstillede mål?


Tilbagemeldinger fra gruppedrøftelser.

Mål (og hvordan kan det måles?) – og forslag til indsatser:

  1. Færre ulykker for nyansatte
  • Onboarding, grundig faglig introduktion, systematisk risikovurdering på afdelingsniveau og 3 meter reglen.
  1. Fokus på psykisk arbejdsmiljø (balance mellem kompetencer og opgaver / krav og ressourcer)
  • Redskaber til at håndtere ubalancer. "Compassion".
  1. Sammenstød (ingen alvorlige sammenstød, der giver fravær)
  • Færdselsregler (markering ved døre, der åbnes ud af, én hånd fri og opmærksomhed, når man går med sin telefon).
  1. Sikkerhedskultur/ulykkesforebyggelse (reduktion af ulykker blandt nyansatte)
  • Differentieret indsats ift. afdelingen behov
  1. VTC (vold, trusler og chikane)


Anja Frøkjær konkluderer, at der kan ses en rød tråd i de emner, som de tre grupper har taget frem. Der er således gode muligheder for at opstille mål og formulere indsatser, som HMU være enige om. HMU giver Anja Frøkjær mandat til at skrive udkast til mål og arbejdsmiljøaftalen 2023-2024 og lave noget mere handlingsrettet materiale til LMU'erne. Samtidig sættes arbejdsmiljøaftale og -handleplan for 2023-2024 igen på dagsorden til HMU med henblik på yderligere drøftelse af, hvordan vi arbejder med målene og om ambitionen for arbejdet.


Medarbejdersiden opfordrer til, at denne type punkter fremadrettet får mere tid på HMU møderne, da det er vigtigt. Formandskabet anerkender ønsket og vil være opmærksomme på, at lignende punkter fremadrettet vil få mere tid på dagsordenen.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-136-21

10. Orientering om 3 meter kampagne (skirftlig orientering)

Administrationen indstiller,

at HMU tager orienteringen om, at RH Horsens gennemfører en 3 meter uge-kampagne i uge 3 2023, til efterretning. Herunder,
at kampagnen i 2023 vil have fokus på både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, og samtidig vil den fungere som genopfriskning af konceptet frem til den fælles regionale 3 meter uge i 2024.
at kampagnen i 2023 bl.a. vil benytte eksisterende fotomateriale fra AUH tilpasset med regionens logo og understøttende kommunikation på intranettet.

Sagsfremstilling

Arbejdsmiljøorganisationen har i efteråret haft 3 meter reglen på dagsorden og har arbejdet med, hvordan den kan bruges til at understøtte det psykiske arbejdsmiljø og psykologisk sikkerhed, når det fx handler om gode relationer, samarbejde og kollegaskab. Arbejdsmiljøorganisationen har i den forbindelse ønsket, at RH Horsens også iværksætter en kampagne med et fælles tema. Det ligger fint i tråd med tilkendegivelsen på regionens arbejdsmiljøkonference i oktober om, at alle enheder gennemfører en 3 meter kampagne i uge 3 2023.


HMU's planlægningsgruppe har på den baggrund udarbejdet et oplæg til en kampagne i uge 3 i 2023, som både har fokus på det fysiske arbejdsmiljø vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen og samtidig det psykiske arbejdsmiljø, som handler om samarbejde, relationer og kollegaskab.
Kampagnen vil overordnet bestå af informationer og værktøjer på intranettet og kampagnematerialer til brug i afdelingerne. På intranettet vil der være værktøjer som inspiration til at arbejde med det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøgrupperne kan inden uge 3 hente plakater og postkort, som de kan fordele i deres frokostrum i afdelingerne. Postkortet vil lægge op til drøftelser om sikkerhed, samarbejde, relation og kollegaskab.

I 2024 vil der komme en fælles regional 3 meter uge.

Beslutning

Ingen bemærkninger.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-60-100-17-15

11. Status på Generalplanen (skriftlig orientering)

Administrationen indstiller,

at HMU tager orienteringen til efterretning.

Sagsfremstilling

'Generalplan 2013' er på nuværende tidspunkt i sit 9. år. Forudsætningerne (i form af bla. 'Køl og nødstrøm' og 'Nye Nord') for de store renoveringsprojekter er etableret, og de 3 store renoveringsprojekter nærmer sig nu den afsluttende fase. De 3 projekter er alle komplekse renoveringsprojekter, der foregår inde midt i den kliniske drift, og samtidig er de i varierende omfang karakteriseret ved, at de faktiske bygningsmæssige forhold ikke altid stemmer overens med de forventede. Nyt 'Blodprøver og Biokemi' er tillagt som projekt. Etape A (analysehallen i Nye Nord) er færdigprojekteret, licitationsresultatet kendes og udførelse er under opstart. Etape B (prøvetagning og blodbank) og C (fælles medicinsk klinik på plan 1 i højhuset) er under projektering.


Højhusprojektet har været igennem en turbulent tid på navnlig etape 1 (plan 6, 7 og 8). Etape 2 (plan 3, 4 og 5) er afleveret rettidigt, og projektet er nu i en "dvale-periode" indtil medio 2024, hvor 'Blodprøver og Biokemi' kan flytte ud fra plan 1, og højhusets Etape 3 (plan 1 og 2) kan fortsætte. Mellemperioden bruges til færdigprojektering af etape 3. Projektets økonomi har været under pres, men det har fortsat ikke været nødvendigt at tilføre projektet midler. Samlet set er såvel projektets tid og økonomi overholdt til dato.


Bygning 6 (Røntgen og Skanning, kirurgiske klinikker m.fl.) er i gang med 5. og sidste etape. Den sidste flytning (og dermed klinisk ibrugtagning) forventes inden jul 2022, hvilket er en smule før oprindelig forventet. Den sidste del af bygningen (taghuset) afleveres dog, grundet konkursen ved Torntoft og Mortensen, først med AB-aflevering 1. marts 2023. På nuværende tidspunkt ser det ud til, at projektets økonomi kan holdes inden for det oprindeligt afsatte. Samlet set, ser det således ud til, at såvel projektets tid (når man kigger på klinisk ibrugtagning) og økonomi overholdes.


Akut etape 2A-D er afsluttet med et lille mindreforbrug. Etape 2E er under udførelse og er stødt ind i en række uforudsete udfordringer med bla. kloak. Tidsmæssigt ser forsinkelsen ud til at blive ca. 6 måneder. Bygningen er nu under opførelse, og der er udarbejdet en ny tidsplan. De fulde økonomiske konsekvenser af de uforudsete udfordringer kendes ikke endnu, men projektet arbejder på at minimere omkostningerne. Konklusionen er dog, at puljen til uforudsete udgifter er presset allerede inden selve opførelsen af bygningen er påbegyndt. Projektet bevæger sig dog nu ind i en fase med mindre risiko.


Blodprøver og Biokemi. Licitationsresultatet på Blodprøver og Biokemi er modtaget, og resultatet kan holdes inden for budgettet. Licitationsresultatet har været afventet i spænding, da der på det seneste har været store prisstigninger i byggebranchen. Arbejdet forventes igangsat ultimo 2022 med aflevering i sommeren 2023.


Generalplanen samlet set. Tid og økonomi er presset på Akut 2E. Når man ser på de øvrige projekter, så forventes tid og økonomi at kunne holdes inden for de fastsatte rammer – og overordnet set, så vurderes fremdriften på Generalplanen derfor som god. Efter efterårets flytninger af Ortopædkirurgisk-, Hjertemedicinsk- og Medicinsk Sengeafsnit 2, går vi nu ind i en periode, hvor der vil være en betydelig nedgang i antallet af flytninger og rokader. Næste større flytning vil være flytningen af 'Blodprøver og Biokemi' i forår/sommer 2024. Frem til dette tidspunkt vil der dog være flere mindre flytninger – blandt andet i Røntgen og Skanning, Akutafdelingen m.fl.


Kommende projekter (Investeringsplan 2023-31). I den regionale 'Investeringsplan for 2023-31' har Regionshospitalet Horsens fået indarbejdet de mest driftskritiske projekter – herunder 'Blodprøver og Biokemi', 3. etape på højhuset (plan 1 og 2) og en ekstra fødestue. På nuværende tidspunkt har Region Midtjylland desværre ikke fundet penge til en ny Sterilcentral (hvilket er driftskritisk), en renovering af Dialysen og flere andre vigtige projekter. Hospitalsledelsen og Byggeri og Anlæg arbejder dog intenst på at få sikret finansiering til de mest driftskritiske projekter.

Beslutning

Ingen bemærkninger.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

12. Eventuelt og kommunikation fra mødet (10 minutter)

Administrationen ndstiller,

at HMU drøfter emner til eventuelt.
at HMU beslutter, hvilke emner, der skal kommunikeres fra mødet.

Beslutning

LHJ afrunder mødet med en tak for året, der er gået i HMU. Hospitalsledelsen sætter stor pris på den åbenhjertige dialog og håber, at dette vil fortsætte i det nye år.


Kommunikation fra mødet:

  • Onboarding-konceptet: HMU godkendte oplæg til onboarding-koncept på hospitalet. I første omgang implementeres to elementer fra konceptet: mentorordning og potentialesamtalen. Begge dele er elementer, som der er posititve erfaringer med i Akutafdelingen.
  • Hospitalsstrategien 2022-2025: På baggrund af input fra ledere og medarbejdere (LMU'erne), foreligger den nye strategi for hospitalet nu i sin endelige form. Det er en strategi, der taler til både hjerte og hjerne, og som har lige meget fokus på personalet og patienterne. Der inviteres til kick-off i kantinen i januar 2023.
  • Arbejdsmiljødrøftelse 2022: HMU har på mødet sat fokus på mål og indsatser i hospitalets arbejdsmiljøarbejde for de kommende to år.


Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-3-22

13. Kommende møder

Sagsfremstilling

Næste møde i HMU afholdes den 20. februar 2023, og her vil en repræsentant fra medarbejdersiden være ordstyrer.


Punkter til kommende møder:

  • Arbejdsmiljødrøftelse: balance mellem arbejdsliv og fritid
  • Opfølgning på principper om vagt

Beslutning

Mødedatoer i 2023:

  • 20. februar
  • 17. april
  • 15. juni (døgnseminar)
  • 28. august
  • 23. oktober
  • 7. december
Tilbage til toppen

Kontakt

Marie Kjær Sørensen
Tlf. +45 78 42 50 86
E-mail: Marie.Soerensen@horsens.rm.dk