Deltagere i mødet:

Sygeplejefaglig direktør Mette Ringtved (formand) – MR

Lægefaglig direktør Nils Falk Bjerregaard

HR-chef Lene Krag – LKR

Chefradiograf Louise Duedahl – LD

Chefterapeut Rikke Møller Jensen – RMJ

Cheflæge Karsten Krøner – KK

Ledende overlæge Anne Mette Bay Bjørn AMBB

Chefsygeplejerske Sira Skibsholt – SS

Oversygeplejerske Caroline Riis Mågård – CRM

Sygeplejerske Jannie Covarrubias – JC

Sygeplejerske Randi Hvarregaard Pedersen – RHP

Sygeplejerske Hanne Krogh Ørskov – HKØ

Radiograf Henrik Michael Jørgensen – HMJ

Ergoterapeut Anne-Marie Sigh – AMS

Læge Ronja Leth Larsen – RLL

Lægesekretær Frederikke Dannemann Lydiksen – FDL

HR-konsulent Marie Kjær Sørensen (referent) – MKS

Økonomi- og planlægningschef Gunhild Lambertsen Birkmose deltager under punkt 5.

Afbud fra:

Ledende overlæge Lise Svenningsen

Social- og sundhedsassistent Liselotte Svane Pedersen (næstformand)

Bioanalytiker Annet Holdesen Vind

Ernæringsassistent Jeanette Møller Hald

Bioanalytiker Susanne Flensborg Jørgensen

Karsten Krøner benytter punktet til at takke for årene i HMU.

Referatet godkendes uden bemærkninger.

Referater fra LMU-møderne kan ses via nedenstående link:

./.
http://horsens.intranet.rm.dk/om-hospitalet/referater-overordnet/lmu-linkoversigt/

Vær opmærksom på, at linket ikke virker direkte fra referatet, men at adressen skal kopieres ind i søgelinjen på internettet for at komme til LMU-referaterne.

Ingen bemærkninger.

Formand Mette Ringtved orienterer.

Nyt fra RMU:

MR har overtaget RHH’s plads på ledersiden i RMU, men har endnu ikke haft mulighed for at deltage i sit første møde. MR deltager på RMU seminaret medio september. FDL og HMJ deltager i seminaret på medarbejderside.

MR orienterer derfor fra referatet fra seneste møde i RMU:

• RMU drøftede udkast til program til RMU døgnseminar. Der lægges op til temadrøftelser med HMU formandskaberne om arbejdsmiljø, sundhedsstruktur og OK24.
• RMU fik en orientering om og drøftede sundhedsstrukturkommissionens afrapportering. Man er særligt optaget af det i stabene, mens vi er mindre berørte på hospitalerne. Man afventer stadig noget mere håndfast fra politikerne. Der er en særlig opmærksomhed på MED valgtes særlige ansvar for at tage hånd om kollegaer, der er frustrerede, kede af det m.v.
• RMU havde en temadrøftelse om Personaleredegørelse 2023 og den årlige drøftelse af sygefravær og Det Sociale Kapitel. Personaleredegørelsen viser en positiv udvikling i regionen: Faldende sygefravær, færre vakancer, flere ønsker at arbejde mere, øget diversitet kønnene imellem, samt et øget antal seniorordninger.

Nyt fra koncernledelsen:

• Der er fortsat fokus på UBR, økonomi og transformation.
• Der er givet ekstraordinære midler i 2024 til brug for meraktivitet. Hospitalsledelsen er ved at afklare, hvorvidt kapaciteten er der til at kunne øge aktiviteten i efteråret for at komme det sidste stykke i mål med UBR.
• Der arbejdes på omdømme-strategien for RM som helhed. Man vil gerne være mere proaktive i forhold til at kommunikere ud mod patienterne, at RM er et dygtigt og kvalificeret sundhedsvæsen med en høj patientsikkerhed. Der arbejdes på en ny pressestrategi oven på de kompromitterende sager.

Den 23. august skal RH Horsens fremsende høringssvar til Regionsadministrationen på Budget2025. Traditionelt set er det formandsskabet for HMU, der udarbejder og fremsender et høringssvar, som efterfølgende fremsendes til HMU til orientering. I år giver høringsperioden dog mulighed for at behandle det på et regulært HMU møde og formandsskabet finder det derfor oplagt at det samlede HMU har mulighed for at komme med input til høringssvaret.

Den 8. august forventes budgetnotat med Regionsadministrationens forslag til 1. behandling af budgettet for 2025 at blive sendt i høring på hospitalerne, og HMU vil få tilsendt dette materiale snarest derefter.

Formandsskabet for HMU vil frem mod den 20. august udarbejde et udkast til høringssvar, som bliver sendt til HMU. Det er dette udkast, der danner grundlag for drøftelsen på nærværende møde.

Efter drøftelsen i HMU vil formandsskabet udarbejde det endelige høringssvar, således at det kan fremsendes inden deadline den 23. august.

RM har en realvækst i økonomien på 447,3 mio.kr., med de faste udgifter, som allerede lægger fast, er der 395,1 mio. kr. i det økonomiske råderum. Med budgettilpasninger og økonomivurderinger samt tidligere politiske beslutninger, er der 206,7 mio. kr. tilbage til politiske prioriteringer. Det er de 206,7 mio. kr., som HMU kan komme med bemærkninger til.

MR præsenterer det udkast til høringssvar, som HMU formandskabet har udarbejdet i samarbejde med økonomi- og planlægningschef Gunhild Lambertsen Birkmose (GLB). Hovedoverskriften i høringssvaret er ønsket om at få flest mulige midler ud til lokale prioriteringer (de såkaldte demografimidler).

HMU giver sin opbakning til høringssvaret, særligt til den vigtige indledning vedrørende de strukturelle vilkår, som er med til at presse os/hospitalerne. GLB fortæller, at Formuleringen omkring den ekstra fødestue er ikke en decideret del af Budget 2025 men blot for at minde om, at det er et behov der fortsat er der, når anlægsmidlerne skal fordeles. SS spørger ind til, hvordan det decentrale budgetansvar (ift. privathospitalerne) indgår i høringen? NFB fortæller, at det er en del af opmærksomheden på, at der er pres på kapaciteten bredt. Det aftales, at der ikke skrives noget specifikt om det decentrale budgetansvar i høringssvaret.

HMU giver sin opbakning til, at det er dette høringssvar, der sendes fra HMU.

Hospitalsledelsen og næstformand Liselotte Svane Pedersen orienterer, som oplæg til drøftelse, om den nuværende situation i huset, herunder eventuelle opmærksomheder og tiltag, der er gjort siden sidst.

Medarbejderne fortæller, at 2024 overordnet har været en af de mere rolige somre, men med mere travlhed i den første del end i den sidste. Der er en nysgerrighed på, om man husker at tage højde for lånesenge etc., når der er sommerlukning i afdelingerne og man laver ferieplaner. Hvordan laver man udregningen af behovet for personalet og bør man genberegne, idet der har været udfordringer i enkelte specialer i løbet af sommeren? NFB ser et ændret billede på det ortopædkirurgiske område, men ellers er billedet som det plejer. Det vil dog være fornuftigt at dykke dybere ned i, hvad det ændrede billede skyldes. Det er allerede lagt i spor til evaluering.

CMS fortæller, at man generelt (ikke bare pga. sommeren) ser på kompetenceudvikling i forhold til patienter i lånesenge. AMS opfordrer til, at man ikke kun ser på plejepersonalet i afdelingerne, men også de servicerende afdelinger ift. kompetenceudviklingen.

Blodprøver og Biokemi er glade for deres nye analysehal og den måde, som det fungerer rundt i huset. Det har givet bedre arbejdsgange i laboratoriet og samtidig er det også en positiv oplevelse i resten af huset.

Medarbejderne gør opmærksomme på, at vi er et hospital, der kan mærke, når der mangler nogle faggrupper (læger) i enkelte afdelinger. HL anerkender dette og fortæller, at man før sommerferien meldte ud, at der arbejdes på en cheflæge til kardiologien for at styrke specialet. I forhold til ortopædkirurgien, er det nogle uheldige omstændigheder, der gør, at vi lige nu mangler håndkirurger. Afdelingen samarbejder med HL om at finde løsninger på både kort og lang sigt.

Opjustering af Fertilitetsområdet – både med 2. barn og 6 forsøg – betyder, at RHH får behov for flere dygtige folk og HL håber at kunne tiltrække gode kræfter.

Sundhedsstrukturkommissionen, som regeringen i 2023 bad om at komme med anbefalinger til og opstille en række modeller for den fremtidige organisering af sundhedsvæsnet, har nu færdiggjort sit arbejde. Kommissionen har fremlagt seks tværgående anbefalinger og tre forslag til forvaltningsmodeller for, hvordan Danmark i fremtiden kan organisere et sundhedsvæsen, som står over for store udfordringer: Stadig flere borgere får brug for pleje og behandling, og forventningerne til sundhedsvæsenet stiger, mens der på samme tid er stor mangel på især plejepersonale.

De seks tværgående anbefalinger

Kommissionen præsenterede seks tværgående anbefalinger, som er uafhængige af valget af forvaltningsmodel. Til anbefalingerne knytter sig en række mere konkrete forslag til ændringer af de organisatoriske rammer for det almenmedicinske tilbud, data- og digitaliseringsområdet, fordelingen af ressourcer i sundhedsvæsenet, psykiatriområdet og praktiserende speciallæger.

Kommissionen anbefaler:

1. Kapacitetsudvidelse og ændret organisering af det almenmedicinske tilbud. En betydelig kapacitetsudvidelse af det almenmedicinske tilbud (dvs. praktiserende læger og almenmedicinske lægeklinikker) inden for rammerne af en ændret organisering. Formålet er, at udviklingen af det almen-medicinske tilbud afspejler patienternes stigende behov for sundhedsydelser og tilgængelighed i det primære sundhedsvæsen. Derfor skal de ansvarlige myndigheders kompetence til at påvirke udviklingen styrkes.
2. Ny organisering af arbejdet med digitalisering og data i sundhedsvæsenet. En ny organisering skal være med til at sikre større national beslutnings- og eksekveringskraft og fælles prioritering og retning for digitalisering og brug af data i sundhedsvæsenet.
3. Tilpasset ressourcefordeling. En national sundhedsplan skal sætte en strategisk retning for tiltag, der sikrer tilpasning af ressourcefordelingen mellem både det primære og sekundære sundhedsvæsen og geografisk på tværs af landet.
4. Ændringer af organiseringen og samarbejdet på psykiatriområdet. Psykiatrien integreres organisatorisk med det samlede sygehusvæsen, for at understøtte en styrket sammenhæng for den enkelte og et løft af kvaliteten i den tværgående indsats for mennesker med psykiske lidelser.
5. Tilpasning af de organisatoriske rammer for de praktiserende speciallæger. Tilpasning skal understøtte en effektiv brug af de samlede speciallægeressourcer i omstillingen af sundhedsvæsenet.
6. Implementering. På baggrund af de politiske beslutninger om den fremtidige struktur for sundhedsområdet oprettes et reformsekretariat under indenrigs- og sundhedsministeren, som med afsæt i en national implementeringsplan følger implementeringen af de enkelte initiativer og understøtter den decentrale implementering.

Tre modeller for ny forvaltningsstruktur i sundhedsvæsenet

Derudover præsenterede kommissionen tre bud på modeller for ny forvaltningsmæssig indretning af sundhedsvæsenet:

Model 1: Regionalt enhedssundhedsvæsen med 8-10 sundheds- og omsorgsregioner med direkte valg.

Model 2: Statsligt enhedssundhedsvæsen med 8-10 administrative enheder med national og decentrale bestyrelser.

Model 3: 3-5 sundhedsregioner med direkte valg.

De tre modeller adskiller sig indbyrdes i forhold til, om sundhedsvæsenet har en decentral eller en national politisk ledelse, og i forhold til om der sker en større samling af opgaver inden for sundheds- og ældreområdet eller en mindre eller ingen opgavesamling.

Model 1 og 2 indebærer en større samling af ansvaret for opgaver indenfor sundheds-og ældreområdet under én myndighed. Det er opgaver, hvor ansvaret i dag er fordelt på regioner og kommuner. I model 1 er det politiske ansvar forankret decentralt med etablering af sundheds- og omsorgsregioner, der ledes af regionsråd med direkte valgt politisk ledelse. I model 2 ligger det politiske ansvar på det nationale niveau, og der er i den model ingen decentral politisk ledelse af sundhedsvæsenet.

I model 3 fastholdes et decentralt politisk ansvar for sundhedsvæsenet med en mindre – eller ingen – samling af de opgaver indenfor sundheds- og ældreområdet, som i dag er henholdsvis kommunernes og regionernes ansvar. Derudover indebærer modellen ændringer i regionernes politiske styreform, tiltag til at udbygge det primære sundhedsvæsen og styrkede krav til den kommunale opgavevaretagelse på sundhedsområdet.

Hvad sker der nu?

Kommissionens forslag til modeller og anbefalinger kommer til at indgå i regeringens arbejde med en ny sundhedsreform, som præsenteres efter sommerferien (endnu ikke præsenteret ved udarbejdelse af nærværende dagsordenspunkt). Kommissionens rapport blev sendt i otte ugers høring frem til 6. august. Danske Regioner og Region Midtjylland har fremsendt høringssvar hhv. supplerende høringssvar til rapporten. Disse er fremsendt til HMU til orientering den 3. juli.

Hospitalsledelsen orienterer mundtligt på mødet.

Sundhedsstrukturkommissionens rapport indeholder 6 anbefalinger og 3 skitserede modeller. De 6 anbefalinger er uafhængige af, hvilken model, politikerne i sidste ende vælger at gå med. Ambitionen er, at der er valgt en model senest i oktober, da der jo er valgår i 2025. Det er nødvendigt for at have tilstrækkelig tid til at få organiseringen på plads inden valget.

Hvad siger rygterne? Det aner man i princippet ikke. Sophie Løhde har selv udtalt, at det ikke bliver en statslig model og rygterne går mest på en model med 3, 5 eller 8 sundhedsregioner, men man kan aldrig vide, hvor det ender, når der sker politiske forhandlinger.

HMU spørger ind til, hvordan klinikere og patientforeninger er inddraget i arbejdet? HL fortæller, at man ikke ville have nogen med, der har direkte interesser i området, dvs. kommunale, regionale eller PLO-repræsentanter, i selve kommissionsarbejdet. Men kommissionen har været meget rundt på besøg i regioner og på hospitaler. Der har været dialogmøder med klinikere osv. og det fremgår faktisk ret tydeligt i rapporten, at denne dialog har været der, og at kommissionen har været opsøgende i forhold til at opnå mere viden om det, der fungerer, og det, der udfordrer.

Der spørges ind til, om anbefaling 2 kan handle om vores journalsystemer? Fx samme system i hele landet? NFB er enig i, det sikkert er det, der blandt andet er tænkt på.

Fokus er på at skabe mere nærhed og tættere samarbejde på tværs af sektorer. MR fortæller, at uanset hvilken model vi ender med, så er vi allerede godt i gang med at løse flere af de problemstillinger, som italesættes i form af bl.a. klyngesamarbejdet og tilsvarende samarbejder.

Udvikling i VTC-registreringer

HMU har besluttet, at hospitalet og arbejdsmiljøorganisationen i 2024 skal have ekstra fokus på at forebygge hændelser med VTC og på at understøtte, at medarbejdere i højere grad får registreret hændelserne. Arbejdsmiljøorganisationen og HMU har her i foråret blandt andet haft fokus på, at det er vigtigt at registrere hændelserne og følge op på dem. Denne halvårsstatus skal derfor give et billede af, hvorvidt der er registreret flere hændelser med vold, trusler og chikane i foråret 2024 sammenlignet med sidste forår.

Tallene viser, at der er registreret væsentligt flere VTC'er. Der er sket en stigning i registreringer fra 35 i 2023 til 57 i 2024. Der er især flere registreringer af hændelser med mindste belastningsgrad (1), som stiger fra 3 til 24. Det er en positiv udvikling, at afdelingerne i væsentligt højere grad får registreret de letteste hændelser. Det tyder på, at de har et øget fokus på at få registreret hændelser. De får samtidigt nemmere ved at kunne forebygge de alvorligere hændelser.

Det er især Akutafdelingen, som har registreret flere hændelser. Afdelingen har nu 19 VTC'er mod 7 sidste forår. De øvrige afdelinger har til sammen registreret 38 hændelser i foråret 2024, hvilket er en stigning på 10 fra foråret 2023.

Der er sandsynligvis fortsat en del hændelser, som ikke bliver registreret. HMU vil få en status i forbindelse med en årlige arbejdsmiljødrøftelse i december. Det vil her være relevant at drøfte, om afdelingerne og arbejdsmiljøgrupperne fortsat skal have et særligt fokus på at få registreret hændelser med vold, trusler og chikane.

Udvikling i arbejdsulykker for nyansatte

Regionen har med bæredygtighedsstrategien fra 2021 besluttet, at der skal ske en 50 pct. reduktion af de nyansattes ulykker med fravær i 2030 sammenlignet med niveauet i 2018. De nyansatte medarbejdere er medarbejdere med op til 1 års anciennitet.

Hospitalerne skal løbende arbejde på at nedbringe ulykkerne, og derfor orienteres HMU om udviklingen i fraværsulykker for nyansatte.

Det er vigtigt at understrege, at ulykkerne er opgjort i nominelle tal, da der ikke findes frekvenstal for de nyansattes ulykker. Det er derfor ikke umiddelbart muligt at sammenholde udviklingen i ulykkerne med antallet af nyansatte fra år til år.

Det fremgår af bilaget, at RH Horsens havde 5 fraværsulykker for nyansatte i 2018 og tilsvarende i 2023. Hospitalet skal halvere antallet af fraværsulykker for nyansatte svarende til 2,5 ulykker om året, hvis bæredygtighedsmålet skal opfyldes i 2030. Det er derfor meningsfuldt, at regionen har meldt ud, at målet om en reduktion på 50 pct. skal opfyldes på tværs af regionens enheder.

Det fremgår i bilaget, at Serviceafdelingen fordelt over årene har flest fraværsulykker for nyansatte. Det fremgår samtidig, at afdelingen har haft et væsentligt fald i antal fraværsulykker for nyansatte fra 2022 til 2023. Den positive udvikling kan blandt andet skyldes, at de har øget deres fokus på sikkerhed generelt og på instruktion og oplæring af deres nyansatte.

Punktet er tænkt som en status i forhold til hospitalets VTC registreringer (registrering af hændelser med Vold, Trusler og Chikaner), da det er noget, som vi har aftalt her i HMU, at vi vil have en opmærksomhed på. Ønsket har været flere registreringer med et læringsperspektiv for øje. Der er nemlig en formodning om, at vi ikke får indberettet alle hændelser. Statusopgørelsen viser, at der er kommet flere registreringer. Det er positivt. Men der ønskes fortsat flere registreringer.

Reduktion i antal arbejdsulykker blandt nyansatte (op til 1 år) kan være vanskeligt at reducere med 50 %, når vores antal ulykker kun er 5 på starttidspunktet. Men måske er den positive historie, at mange ulykker gennem tiden har været i Serviceafdelingen, og her har man arbejdet fokuseret på at minimere antallet af ulykker, hvilket også ser ud til at bære frugt.

Medarbejdersiden bemærker, at der er gode erfaringer med at AMIR tilbyder hjælp med registreringen af VTC’er under devisen: ”Hvis det er noget, som bekymrer mig og som jeg derfor fortæller til andre, så er det måske også noget, der skal registreres”. Der bør desuden overvejes en øget opmærksomhed på lægegruppen, som ikke har den største opmærksomhed på reduktion af arbejdsulykker blandt nyansatte og på registrering af VTC’er.

Det aftales, at HR-afdelingen overvejer, hvordan der kan gives en særlig opmærksomhed på lægegruppen. Samt hvordan dialogerne ude i afdelingerne kan understøttes.

Det er politisk bestemt, at Min Log gør det muligt for borgere at se, hvilke sundhedspersoner der har haft adgang til deres journal. Formålet med denne funktion er at øge gennemsigtigheden og borgernes tryghed ved at sikre, at de kan følge med i, hvem der behandler deres sundhedsoplysninger.

Fra d. 12. marts 2024 er loggen fra opslag i MidtEPJ og Laboratoriesvarportalen blevet vist i patientens Min Log på sundhed.dk således, at patienten kan se, hvem der har lavet opslag i journalen. Indtil da har patienten alene kunnet se det i Min Log, når sundhedspersoner har lavet opslag direkte i Sundhedsjournalen eller i FMK. I forvejen vises dog også en række journalførte oplysninger for patienterne i Sundhedsjournalen og i app'en Min Sundhed, hvorfor patienterne allerede i dag kan se navne på nogle medarbejdere.

Det, der vises i patientens Min Log, er:

• Hvem der har foretaget opslag i journalen, dvs. fornavn, efternavn og titel
• Hvorfra opslaget er foretaget, dvs. afdelingen, hvor medarbejderen er logget ind.
• Tidspunkt for opslaget.
• Hvilken handling medarbejderen har foretaget (Dette vil altid fremgå som ”opslag i patientjournal”, når der laves opslag i MidtEPJ. Så der vil ikke stå, hvad medarbejderen præcist har kigget på som f.eks. prøvesvar eller medicin)
• I nogle tilfælde vises også det system, der er anvendt til at foretage opslaget (Kilden vil her være ”MidtEPJ”, når opslagene bliver vist på listen)

Der er også pligt til at logge enten autorisationsnummer eller cpr-nummer, men det vises ikke i patientens Min Log.

Mulighed for sløring

Samtidig med udvidelsen af patientens Min Log er det besluttet at indføre en mulighed for, at medarbejdere kan bede om en ”individuel sløring”. Når der anmodes om en sløring vil alle medarbejderes navne i Region Midtjylland i en periode blive vist med en kode overfor patienten i dennes Min Log og Sundhedsjournal samt i app'en Min Sundhed. Det kan f.eks. være, hvis patienten har optrådt voldeligt eller truende. Muligheden for dette er blevet drøftet på møde i HMU den 22. februar 2024.

Bekymring over Min Log

Ortopædkirurgisk LMU har fremsendt henvendelse til HMU, idet personalet er bekymret over, at deres fulde navne vises til patienterne. Bekymringen er primært baseret på følgende punkter:

1. Sikkerhedsrisiko: At have fulde navne synlige kan udsætte medarbejdere for potentielle sikkerhedsrisici, herunder chikane eller trusler fra utilfredse patienter eller deres pårørende.
2. Privatliv: Medarbejderne føler, at deres privatliv kompromitteres ved, at deres fulde navn er tilgængeligt for alle borgere, de behandler.
3. Arbejdsmiljø: Frygt for personlig konfrontation kan skabe et utrygt arbejdsmiljø og potentielt reducere personalets trivsel og effektivitet.

Medarbejderne i Ortopædkirurgisk LMU ønsker, at deres identifikation i Min Log ændres fra at vise fulde navne til at vise enten et personalenummer eller regionsid. Dette er imidlertid ikke en løsning, som vi selv kan beslutte lokalt på hospitalet, da der er tale om en politisk beslutning. Men det betyder ikke, at der ikke kan gøres noget for at imødegå personalets bekymringer.

Efter aftale med afdelingsledelseskredsen har Sundheds-IT været i dialog med ledende lægesekretærer omkring frygten for patienthenvendelser direkte til lægesekretærerne. Der har været ét tilfælde i Medicinsk Afdeling. Det er aftalt, at Sundheds-IT formulerer et talepapir/standardsvar, som den enkelte lægesekretær kan have liggende og benytte ved direkte henvendelser.

Der har desuden været dialog om den generelle utryghed ved den øgede synlighed af sundhedspersonalets navne i Min Log. Her tilbyder persondatakonsulent Caroline Frøsig Suhr at komme ud på fx et personalemøde og fortælle om Min Log med fokus på fakta vs. forestillinger. Kirurgisk sekretariat har haft benyttet sig af dette tilbud og tilbagemeldingerne har været positive. Mødet har bidraget til at punktere mange af de bekymringer, som personalet har haft pga. forkerte forestillinger. Caroline Frøsig Suhr vil også kunne bære eventuelle problemstillinger med tilbage til relevante regionale mødefora.

KK fortæller, at emnet har været drøftet på LMU i Ortopædkirurgi, hvor der er en italesat bekymring og utryghed omkring Min Log. De største bekymringer har været hos sygeplejersker og lægesekretærer, idet de laver mange opslag i løbet af dagen. Særligt for sekretærerne gælder, at det ikke altid er patienter, som man kender. Medarbejderne er bekymrede for sikkerheden ift. trusler, stalking m.v. Der har ikke været sager ved Ortopædkirurgi, men der er kendskab til en enkelt sag i Medicinsk Afdeling. Der er ønske om en drøftelse på tværs af afdelinger i forhold til, hvordan oplevelsen er på afdelingerne generelt og eventuelle muligheder for at komme eventuelle bekymringer i møde.

KU har haft drøftet om den beskrevne arbejdsgang i sagsfremstillingen følges i virkeligheden. FDL fortæller, at sekretærerne i Medicinsk Afdeling har fået en retningslinje, der er en form for talepapir i forhold til, hvad man kan sige, hvis man bliver kontaktet af en patient. Retningslinjen er udarbejdet efter dialog mellem Sundheds-IT og de ledende lægesekretærer, med henblik på at skabe tryghed blandt personalet.

MR forklarer, at det er vigtigt at gribe fat i de italesatte bekymringer. Men MR tror ikke på, at det vil hjælpe at løfte problemstillingen yderligere, da der er tale om en national politisk beslutning. Bekymringerne m.v. har allerede været drøftet ad flere omgange i blandt andet RMU. Derimod skal vi som hospital og HMU arbejde konstruktivt med at håndtere bekymringerne lokalt og sikre arbejdsgange etc., der bidrager til mere tryghed.

CRM opfordrer til, at man ikke afviser at løfte bekymringen yderligere i MED-systemet, da hun også oplever den blandt personalet. Sygeplejerskerne er bekymret og særligt koordinatorer er i mange journaler i løbet af arbejdsdagen. Også tidsmæssigt belastende at skule beskrive begrundelser for opslag. RHP støtter op om det og konstaterer, at hvis ikke vi løfter det, så sker der heller ikke noget. Der ses fx også henvendelser på Facebook.

NFB forklarer, at det er svært udelukkende at handle på baggrund af bekymringer. Et forslag kan være at afvente og se, om der er konkrete hændelser – og så handle på baggrund af det. Samtidig er det vigtigt fortsat at have fokus på bekymringerne i LMU og på personalemøder og eventuelt i HMU.

AMS opfordrer til, at information om drejebogen (retningslinjen i eDok) udsendes til resten af hospitalet. Og hvis der er afdelinger, hvor man er bekymret og har spørgsmål, så skal vi sikre at afdelingerne benytter tilbuddet om at få besøg af Caroline Frøsig Suhr på fx personalemøder i forhold til at blive mere oplyste om Min Log. Dettes bakkes op af resten af HMU.

Implementering og forankring af hospitalets Onboarding-program er godt på vej. Dette sker primært gennem afvikling af potentialesamtaler med de nye medarbejdere og tilknytning af mentorer med et fokus på den sociale tilknytning som supplement til de gode faglige introduktionsprogrammer og øvrige indsatser, afdelingerne allerede har. Potentialesamtaler og social mentorskab understøttes ved afvikling af workshops for nye ledere, nøglepersoner og mentorer. Men der kan også være brug for at understøtte afdelingerne og særligt mellemlederne med den gode onboarding-proces mere løbende, hvorfor næste skridt er en digital understøttelse af onboarding på hospitalet og i afdelingerne med det sigte, at gøre onboarding processen lettere gennem systematik og automatisering.

Digital understøttelse på RHH:

Hospitalsledelsen besluttede på møde 12. marts 2024 at iværksætte digital understøttelse af onboarding for alle nyansatte på hospitalsniveau via Emply onboarding modulet. Dette indeholder obligatoriske elementer på hospitalsniveau, der allerede nu enten kommunikeres forud for eller i starten af ansættelsen. Eksempler er indkaldelse til fælles personaleintroduktion, information om p-kort via bruttolønsordning, information om hospitalets Onboarding-program herunder information om potentialesamtale og social mentor. Information til den nye medarbejder er suppleret med ledelsesunderstøttelse af nærmeste leder. Eksempelvis i forhold til onboarding-programmets mentor bedes lederen udpege en mentor og gøres dette via Emply, informeres den nye medarbejder automatisk om navnet på mentor forud for ansættelsesstart, ligesom mentor også automatisk informeres med link til relevant materiale. HL har desuden besluttet, at der sendes et velkomstbrev fra HL til alle.

HR-afdelingen har udarbejdet forslag til basisindhold på hospitalsniveau. På mødet vises et overblik over dette.

Hospitalsledelsen besluttede desuden på mødet, at afdelingerne kan tilslutte sig på afdelingsniveau i det omfang, det ønskes.

Emply onboarding:

Emply Onboarding sættes op på den måde, at der sendes informationer via mail til nye medarbejdere inden ansættelsesstart på den mailadresse, den nye medarbejder har oplyst i forbindelse med ansættelse i stillingen. Denne mailadresse ændres på tiltrædelsespunktet til medarbejderens arbejdsmail i RM. Det er muligt at understøtte både den nye medarbejder og lederen i opgaverne via Emply Onboarding. Eksempelvis kan det tilrettelægges på den måde, at der samtidig med informationen til den nye medarbejder om potentialesamtaler også sendes en påmindelse til lederen om, at "xx har modtaget denne information og du skal som xx's leder huske at booke en potentialesamtale inden…". Emply sikrer altså at flere aktører, helt automatisk og systematisk på det tidspunkt, hvor de skal udføre opgaven, bliver informeret og/eller påmindet om opgaven.

På samme måde kan onboarding processen efter tiltrædelse understøttes, fx månedssamtaler, prøvetidssamtale men også konkret information, der er det rette at give på et senere tidspunkt i ansættelsesforløbet. Og dermed være en hjælp til at klæde ledere og kollegaer godt på i modtagelsen af en nyansat.

Fordelen ved Emply Onboarding er, at der kan sendes til mange aktører samtidigt. Digital onboarding bidrager til, at den rigtige person på det rigtige tidspunkt bliver påmindet om og klædt på til at løse sin opgave.

Hospitalsenheden Midt har implementeret systemet og har gode erfaringer med brugen af det. Flere medlemmer af hospitalets onboarding-arbejdsgruppe har sammen med afdelingsledelsesrepræsentanter og HR-konsulenter besøgt HEM og fået en præsentation af, hvordan der understøttes digitaliserede og automatiserede processer. Erfaringen (måling) fra HEM er, at ledere sparer helt op til 50% af den tid, de hidtil har brug på onboarding, introduktion mv. Hvad denne besparelse udmønter sig i timemæssigt afhænger af, hvordan ens onboarding/introduktion er/har været. Det er klart, at har man absolut ingenting gjort, vil der i stedet for komme ekstra opgaver til en, da nye medarbejdere informeres om fx potentialesamtaler, mentorskab, opfølgende samtaler mv. Dermed er systemet samtidig et bidrag til at tilskynde til at give den onboarding, man på hospitalsniveau har besluttet sig for. Særligt for mellemledergruppen (eller dem opgaven er delegeret til), der modtager de fleste nye medarbejdere, vil systemunderstøttelse og automatisering medføre lettere arbejdsgange. Region Midtjylland har licenser til at implementere Emply Onboarding på enhederne i RM. Emply Onboarding har integration til BSK.

Implementering:

Implementeringen på afdelingsniveau starter via to pilotafdelinger. Fysio- og ergoterapien og Ortopædkirurgi har sagt ja tak til at være pilotafdelinger. Disse afdelinger er valgt ud fra henholdsvis repræsentation i hospitalets arbejdsgruppe om onboarding og deltagelse i informationsmøde på HEM med demonstration af Emply og mulighederne deri.

Implementeringen hos jer på AL-niveau vil som sagt ske i takt med, at I ønsker at benytte jer af mulighederne i Emply for dels at automatisere og systematisere de indsatser, I allerede har iværksat på dels afdelings- og/eller afsnitsniveau. Det vil ske via en workshop på afdelings- og afsnitsniveau med kortlægning af praksis. Dertil kommer, hvad man også i processen inspireres af og tilføjer som kvalificering/forbedring af den hidtidige praksis eller kunne have af ønsker, der endnu ikke er igangsat. Eksempelvis har de fleste afdelinger ved HEM besluttet, at der i forlængelse af velkomstbrevet fra hospitalsledelsen også sendes en personlig velkomst fra afdelingsledelsen og/eller nærmeste leder.

Det er aftalt, at Søren Schousboe er projektleder på implementeringen, og at arbejdet sker i samarbejde mellem Søren og medarbejdere fra HR-afdelingen og er planlagt til august og september måned.

De seks dimensioner for god onboarding:

Arbejdsgruppen for onboarding på RHH arbejder nu videre med de seks dimensioner for god onboarding, der handler om kultur, regler, netværk, samarbejde, kompetencer og resultater, og hvordan disse bidrager til mening, autonomi og mestring for den enkelte nye medarbejder.

Digitalisering af onboardingprocessen bidrager til, at nye medarbejdere oplever, at det er en professionel arbejdsplads, man skal starte på. Der er mulighed for at målrette informationer tidsmæssigt og personligt, hvilket bidrager til oplevelsen af, at der er tænkt over, hvordan jeg som ny medarbejder modtages og hvem, jeg er. Det styrker følelsen af at høre til.

Samtidig forpligter automatiseringen os også til, at vi skal gøre det, vi skriver, vi vil gøre. Det er forpligtende at skrive, at man inviteres til en potentialesamtale. Derfor vil implementeringen også være anledning til, at afdelinger kigger på nuværende praksis (kultur, regler, aftaler, værdier?) så det sikres, at hverdagspraksis også rummer det, vi siger, vi vil/gør.

Emply onboarding hjælper til, at ledelserne får digital støtte og hjælp til arbejdet med den gode onboardingproces, så det bliver lettere at overkomme i en travl hverdag.

Emply Onboarding og Emento Guide:

Emply og Guide udelukker ikke hinanden men kan bruges samtidig, dog er der ingen integration mulig imellem de to. Emplys styrke ligger i automatisering og systematisering, der overfor den nye medarbejder giver et professionelt indtryk. Den sikrer information og opmærksomheder/påmindelser, når det er relevant og besluttet, men den er ikke på samme måde som Emento Guide en platform, som den nye medarbejder benytter sig af, når der er behov for at fremsøge information, vejledninger eller andet efterfølgende. Styrken ved Emply ligger desuden rigtig meget i den ledelsesunderstøttelse/nudging, der er indbygget i systemet, hvor særligt mellemledere vil opleve lettere arbejdsgange.

Hospitalets Onboarding-program medfører flere opgaver til særligt funktionslederne. Samtidig har Matterhorn undersøgelsen vist, at funktionsledere generelt skal håndtere en meget bred palette af opgaver. Emply Onboarding er et digitalt værktøj, der automatiserer og letter flere af de arbejdsgange, som funktionslederne har fået med implementeringen af Onboarding-programmet. Erfaringerne fra Hospitalsenhed Midt, der har været pilot på Emply Onboarding, viser, at systemet kan bidrage til en ensartet og systematiseret modtagelse af nye kollegaer og giver et professionelt indtryk af hospitalet som arbejdsplads. Samtidig ligger der en forpligtelse i det, for vi vil også gerne at vi gør de ting, som vi siger, at vi gør.

Emply Onboarding giver altså mulighed for at erstatte nogle af de manuelle arbejdsopgaver, som i dag ligger hos lederen, introduktionsansvarlig etc. med automatik samt en nudging/påmindelse til specifikke personer i forhold til en opgave. Det er ikke tanken, at systemet erstatter Emento Forløbsguide – de to systemer kan to forskellige ting.

HL har besluttet, at alle nyansatte er omfattet af en grundpakke på hospitalsniveau. Dette gælder for alle nyansatte pr. 1. september 2024 og efterfølgende. Alle afdelingsledelser får desuden tilbudt tilslutning af afdelings- og afsnitsspecifikke indsatser. Dette sker via workshops, som HR-afdelingen afholder. Fysio- og Ergoterapien og Ortopædkirurgi har meldt sig som pilotafdelinger. RM fortæller, at det første indledende møde har været positivt. Det er tydeligt, at funktionslederne kan se perspektiver i at få lettet nogle arbejdsgange.

Det næste vi skal arbejde med i hospitalets Onboarding-program er de seks dimensioner for god onboarding: kultur, regler, netværk, samarbejde, kompetence og resultater. Emply Onboarding giver afdelingerne mulighed for at kunne kommunikere med nye medarbejdere om disse ting.

RHP spørger ind til, om systemet er en platform eller en robot? Der er gode tilbagemeldinger på Emento, så det er positivt, at det er to systemer, der kan spille sammen. AMBB spørger ind til, om tanken er, at Emento skal lukkes? MR og LKR forklarer, at det spørgsmål er helt uafhængigt af implementeringen af Emply Onboarding. Det ligger ikke i kortene, at Emento lukkes; der pågår drøftelser med leverandørerne af systemet.

AMS finder Emply Onboarding positivt. Samtidig opfordrer hun til at overveje mængden af information, som sendes til medarbejderen. Hvor meget kan vi forvente, at de læser og sætter sig ind i, inden de starter? MR fortæller, at man fra onboarding litteraturen og motivationspsykologien ved, at nyansatte er allermest motiveret i tiden op til, at de tiltræder et nyt job. Man higer efter viden om sin nye arbejdsplads. CRM fortæller, at man som leder også kan have en forventning om, at man får en medarbejder ind, som har lyst til at opnå viden om sin nye arbejdsplads.

Der spørges ind til økonomien i systemet? LKR fortæller, at det er et system, vi har haft til rådighed hele tiden, men kun har brugt til rekruttering hidtil. Det er ikke omkostningsfrit, idet der bruges administrative ressourcer på implementeringen, men det koster ikke ekstra.

LKR fortæller afslutningsvis, at der er indgået aftaler om workshops med de to pilotafdelinger. Øvrige afdelinger er meget velkomne til at henvende sig til HR-afdelingen for at lave lignende aftaler.

Den 1. juli 2024 træder en ny lov i kraft om arbejdstid. Formålet med loven er bl.a. at sikre, at reglerne om hviletid, ugentligt fridøgn og maksimal ugentlig arbejdstid bliver overholdt. Loven betyder, at alle medarbejderne i Region Midtjylland fremover skal registrere, hvis der er ændringer i deres planlagte arbejdstid, og at Region Midtjylland skal opbevare registreringerne i fem år.
Loven og den tilhørende retningslinje (se link nedenfor) forventes dog først fuldt ud implementeret i Region Midtjylland fra den 1. oktober 2024.

Det bemærkes, at langt hovedparten af Region Midtjyllands medarbejdere allerede i dag vagttilrettelægges. Samtidig er registreringen de fleste steder uddelegeret til en vagtplanlægger og skal fortsat håndteres på samme vis, som det sker i dag. Derfor forventes ændringerne for den enkelte medarbejder at være begrænset.

Retningslinje

Der er udarbejdet en retningslinje om registrering af arbejdstid i Region Midtjylland. Retningslinjen er på vej i e-Dok og kan allerede nu ses på
Registrering af arbejdstid - Medarbejder.rm.dk. Udgangspunktet i retningslinjen er, at det alene er afvigelser fra den planlagte arbejdstid, der skal registreres. Det betyder, at der ikke er krav om, at arbejdstiden er registreret på det tidspunkt, hvor arbejdet er udført. Der er derfor ikke krav om, at komme-gå tider og pauser registreres. Denne tilgang er også valgt i de øvrige regioner. Det gælder også i de tilfælde, hvor medarbejderen f.eks. deler sin arbejdsdag op og arbejder delvist på kontoret og delvist hjemme. Her er det også kun den samlede daglige arbejdstid, der skal registreres.

Retningslinjen blev drøftet på RMU den 19. juni 2024.

Undtagede medarbejdergrupper på RH Horsens

Udgangspunktet er, at alle medarbejdere er omfattet af kravet om at registrere deres daglige arbejdstid – dog med enkelte undtagelser. På Regionhospitalet Horsens har vi på baggrund af regionalt fastlagte kriterier vurderet, at følgende er undtaget kravet om registrering af arbejdstid:

• Hospitalsledelsen
• Afdelingsledelser
• Funktionsledere (oversygeplejersker/-radiografer/-bioanalytikere, ledende terapeuter, serviceledere, ledende lægesekretærer m.fl.)
• Ph.d.-studerende

Medarbejdere, der på baggrund af vurderingen kan undtages, vil modtage et tillæg til deres ansættelseskontrakt senest den 1. september 2024.

Ansvar

Det er medarbejderens ansvar at sikre, at tidsregistreringen er opdateret og korrekt.

Ledelsen skal ikke foretage en egentlig godkendelse/kontrol af registreringerne, men har et ansvar for at påse, at medarbejderne registrerer eventuelle ændringer i arbejdstiden i henhold til retningslinjen. Det er desuden et ledelsesansvar at sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes. Er der medarbejdere, som arbejder for meget, opfordres til dialog mellem leder og medarbejder med henblik på at nedbringe arbejdstiden.

Mulighed for at aftale at fravige den maksimale ugentlige arbejdstid (opt-out)

Fra den 1. juli 2024 vil der ligeledes være mulighed for, at visse grupper kan indgå aftaler om fravigelse af den maksimale ugentlige arbejdstid. For nuværende drejer det sig om medarbejdere ansat i henhold til overenskomst for ambulanceuddannet personale, overenskomst for Yngre læger og Overenskomst for overlæger. Konkret indgås aftale herom ved, at medarbejderen udfylder en digital blanket.

En opt-out-aftale indebærer, at:

• Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid kan udgøre mere end 48 timer i referenceperioden.
• Der er ikke sat et loft over antallet af timer (dog vejer hensyn til patientsikkerheden fortsat tungt).
• Bestemmelser om hviletid og fridøgn skal fortsat overholdes.
• Det er ikke hensigten at øge den ”effektive” arbejdstid.
• Indgåelse af opt-out ændrer ikke på bestemmelser om tjenestens planlægning.

Med virkning fra 1. juli er der kommet en ny lov om registrering af arbejdstid. Det er et EU direktiv, der nu implementeres ved lov. Direktivet er nok udtryk for, at der er andre steder i EU, hvor der ikke er helt så godt styr på arbejdstid, som vi faktisk har det i det offentlige i Danmark.

Loven giver mulighed for at undtage nogle fra registreringskravet. I Region Midtjylland har man besluttet, at som udgangspunkt er det alle ledere (med personaleledelse), som er undtaget. Alle ledere på RHH, som er vurderet til at være undtaget, har fået brev herom i e-Boks.

Ligeledes er der mulighed for aftaler om fravigelse af 48 timers reglen. Det er pt. kun en aftalemulighed for læger og ambulancepersonale. HR-afdelingen vil gå i yderligere dialog med afdelingsledelserne om, hvorvidt der er behov for at indgå denne type aftaler lokalt. Der er tale om individuelle aftaler, som er frivillige at indgå.

Emner til eventuelt:

• Medarbejdersiden gør opmærksom på, at placeringen af mødet så tidligt i august giver udfordringer i forhold til forberedelse og deltagelse i mødet.
• MR takker, på vegne af formandskabet, KK for samarbejdet i HMU gennem de seneste 7 år: Tak for den store indsats, den saglige og faglige tilgang til de udfordringer, som har været. KK har taget ansvar ikke kun for Ortopædkirurgien men også for fælles udfordringer i hele huset. Tak for bidraget – også personligt.

Kommunikation fra mødet:

• Anbefaling fra HMU: HMU opfordrer kollegaerne til at holde sig orienterede i referaterne fra HMU, da man herigennem kan opnå væsentlig viden om, hvad der rører sig på hospitalsniveau.

• Høringssvar Budget 2025: I lighed med tidligere år, har HMU udarbejdet og fremsendt høringssvar til 1. udkast til næste års budget i Region Midtjylland. HMU lægger i sit høringssvar vægt på de strukturelle vilkår, som er med til at presse hospitalerne, og et deraf følgende ønske om at få flest mulige penge ud til lokale prioriteringer (de såkaldte demografimidler).
• Bekymringer vedrørende Min Log: HMU har drøftet de bekymringer, som er opstået blandt nogle personalegrupper i forbindelse med, at patienter har fået adgang til at se, hvem der har lavet opslag i deres journal. Der er udarbejdet en guideline i eDok for, hvordan henvendelser fra patienter om opslag i Min Log kan håndteres. Persondatakonsulent Caroline Frøsig Suhr tilbyder desuden at deltage i personalemøder etc. for at drøfte bekymringer ift. Min Log.

Næste møde i HMU afholdes den 23. oktober 2024, og her vil en repræsentant fra medarbejdersiden være ordstyrer.

Mødet afholdes samme dag som innovationsdagen i Region Midtjylland. Hospitalsledelsen har besluttet at fastholde mødetidspunktet, da HMU er et tværgående møde, som involverer manges kalendere. Tanken er, at man fortsat kan deltage i innovationsdagen om formiddagen, hvis man ønsker det, og stadig kan nå at deltage i HMU efterfølgende.

Der fremsættes ønske om, at HMU møderne sammensættes med flere gruppedrøftelser/workshops frem for plenumdrøftelser og orienteringer. HMU formandskabet vil have en opmærksomhed herpå fremadrettet.